Sikkerhet: Kommunikasjonskrav i CSM SMS / Sikring: Ledelsens ansvar

Jernbanevirksomheter skal dele sikkerhetsmessige opplysninger med hverandre for å bidra til bedre sikkerhet. Les også om ledelsens ansvar i sikringsarbeidet.

For å bidra til bedre sikkerhet på jernbanen som helhet, er det viktig med informasjonsflyt av sikkerhetsmessige opplysninger på tvers av jernbanevirksomheter.

CSM SMS-forordningen stiller tydelige krav til hvordan sikkerhetsrelatert informasjon skal utveksles. I punkt 4.4.1 står det:

«Organisasjonen skal fastlegge egnede kommunikasjonskanaler for å sikre at sikkerhetsrelaterte opplysninger utveksles mellom de ulike nivåene i organisasjonen og med eksterne berørte parter, herunder kontraktører, partnere og leverandører.»

For jernbanevirksomheter betyr dette at man må:

  • definere hvordan og hvor sikkerhetsinformasjon skal deles (systemer, møter, rapporter osv.)
  • sørge for at alle nivåer – fra operativt personell til toppledelse – får relevant informasjon
  • etablere rutiner for informasjon til eksterne parter, som:
    • andre jernbanevirksomheter
    • kontraktører og entreprenører
    • leverandører og partnere

Det forventes altså at virksomhetene ikke bare mottar og lagrer sikkerhetsinformasjon, men også har aktive og fungerende kommunikasjonskanaler for utveksling. Deling fremmer også gjensidig læring som bidrar til bedre sikkerhet innenfor hele jernbaneområdet.

Blir dere kjent med forhold av sikkerhetsmessig betydning, og at denne informasjonen berører andre jernbanevirksomheter, leverandører og andre relevante parter, har dere plikt til å dele denne informasjonen etter CSM SMS vedlegg 4.4.1.

Ledelsens ansvar for styring av sikring

Virksomhetens ledelse har ansvaret for å styre sikring i henhold til krav i jernbaneloven og sikringsforskriften.

Styring av sikring innebærer at ledelsen skal etablere en organisasjon med tydelige ansvarsforhold, rutiner for å styre arbeidet med sikring og kontrollere sikringsnivået i virksomheten.

Ledelsen skal sikre tilstrekkelige ressurser, avklare og dokumentere arbeidsoppgaver, utvikle et styringssystem for sikring og gjennomføre ledelsens gjennomgang.

Styring av sikring

Forskrift om sikring på jernbane (sikringsforskriften) stiller krav til virksomheter om å styre arbeidet med sikring på alle nivåer i organisasjonen og i oppgaver som utføres av leverandører, se sikringsforskriften § 2-2. Styringen av sikring kan være integrert i virksomhetens øvrige styring, herunder styring av sikkerhet.

Ansvar og myndighet

Den øverste ledelsen er ansvarlig for å etablere en organisasjonsstruktur der det klart kommer frem hvilke ansvarsforhold og rapporteringslinjer som gjelder i virksomheten. Dette kan dokumenteres med et organisasjonskart

Videre har den øverste ledelsen ansvaret for at det er klart beskrevet hvilket ansvar og myndighet samt hvilke arbeidsoppgaver av betydning for sikring som tillegges ansatte i ulike stillinger, se sikringsforskriften § 4-2. Dette skal dokumenteres gjennom arbeidskontrakter eller stillings-, funksjons- og rollebeskrivelser.

Ledelsen skal sikre at personellet får nødvendig og korrekt informasjon for å utføre oppgavene sine. Dette sikres gjennom dokumentasjon i virksomhetens styringssystem for sikring.

Styringssystem for sikring

Ledelsen og medarbeidere skal være involvert i å utvikle et styringssystem for sikring tilpasset virksomhetens art og omfang, se sikringsforskriften § 3-1 andre ledd. Den øverste ledelsen skal sørge for at styringssystemet er dokumentert, etterleves og forbedres kontinuerlig, se sikringsforskriften § 4-1. 

Et oppdatert styringssystem vil sette ledelsen bedre i stand til å dokumentere samsvar med krav i regelverket. Det vil også sikre at det tas hensyn til alle relevante risikoer knyttet til tilsiktede uønskede handlinger forbundet med virksomheten. Se sikringsforskriften § 3-1 tredje ledd.

Hvis virksomheten velger å integrere styringssystemet for sikring i sitt styringssystem for sikkerhet, skal det klart komme frem av dokumentasjonen hvilke krav og prosedyrer som gjelder for styring av sikring.  

Ledelsens gjennomgang

Den øverste ledelsen skal gjennomgå styringssystemet for sikring med planlagte mellomrom (minst årlig), for å sikre at det fortsatt er hensiktsmessig og oppdatert. Se sikringsforskriften § 4-3. 

Under planleggingen og gjennomføringen av ledelsens gjennomgang skal det minimum tas hensyn til:

  • gjennomføring og oppfølging av tiltak fra tidligere gjennomganger
  • endringer i forutsetningene for styringssystemet, dvs. eksterne og interne forhold som er relevante for styringssystemet
  • trender på avvik, tilsiktede handlinger og uønskede hendelser, hvilke korrigerende og forebyggende tiltak er iverksatt og hvordan disse følges opp 
  • resultater av revisjoner, både interne og av leverandører, og gjennomføringen av tiltak 
  • planlegging, gjennomføring og oppfølging av risikovurderinger samt sikrings- og beredskapstiltak

Ledelsens gjennomgang skal avdekke eventuelle behov for endringer i styringssystemet og muligheter for forbedring. Det kan være nødvendig at ledelsen må ta beslutninger om tiltak og sikre nødvendige ressurser for å gjennomføre og følge opp tiltakene.