Instruks

1. Innledning og formål

Instruksen er fastsatt av Samferdselsdepartementet i medhold av Reglement for økonomistyring i staten §3.

Denne instruksen erstatter Instruks for Statens jernbanetilsyn fastsatt av Samferdselsdepartementet 1. september 2017 samt Instruks om økonomistyring for Statens jernbanetilsyn fastsatt av Samferdselsdepartementet 1. juli 2014 med endringer 26. januar 2016.

Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten gjelder i sin helhet, med mindre Statens jernbanetilsyn har fått innvilget unntak. Denne instruksen inneholder tillegg og presiseringer til dette regelverket.

Formålet med instruksen er å klargjøre myndighet og ansvar mellom Samferdselsdepartementet og Statens jernbanetilsyn.

2. Organisering

Statens jernbanetilsyn er et forvaltningsorgan underlagt Samferdselsdepartementet.

Statens jernbanetilsyn ledes av en direktør som beskikkes av Kongen etter innstilling fra samferdselsministeren.

3. Roller, myndighets- og ansvarsavklaring

3.1. Samferdselsdepartementets overordnede ansvar

Samferdselsdepartementet har ansvar for etatsstyringen av Statens jernbanetilsyn. Det innebærer å påse at Statens jernbanetilsyn driver effektivt og i samsvar med Stortingets forutsetninger og vedtak og departementets fastsatte mål og prioriteringer.

3.2. Statens jernbanetilsyns hovedansvar

Statens jernbanetilsyn er Samferdselsdepartementets fagorgan og sakkyndig for kontroll og tilsyn med virksomhet underlagt jernbanelovgivningen, taubanelovgivningen og tivolilovgivningen.

Statens jernbanetilsyn har hovedansvaret for tilsyn med norsk jernbane, herunder tunnelbane, sporvei og forstadsbane, samt taubaner og fornøyelsesinnretninger.

Tilsynet skal være en pådriver for sikker og hensiktsmessig jernbane i tråd med overordnede mål for samferdselspolitikken. Videre skal Statens jernbanetilsyn være pådriver for en sikker transport med taubaner og for sikkerheten i fornøyelsesinnretninger.

Statens jernbanetilsyn skal arbeide for at virksomhet underlagt jernbanelovgivningen utøves på en sikker og hensiktsmessig måte til det beste for miljøet, de reisende, banens personale og publikum i alminnelighet.

3.3. Statens jernbanetilsyns ansvar og oppgaver

Statens jernbanetilsyn skal innenfor rammen av den til enhver tid gjeldende jernbane-, taubane- og tivolilovgivning og myndighet gitt av Samferdselsdepartementet blant annet ha ansvaret for å:

føre tilsyn med og bidra til at aktørene i jernbanesektoren ivaretar sitt ansvar knyttet til samfunnssikkerhet og beredskap, herunder informasjons- og IKT-sikkerhet.
der dette følger av regelverket, gi tillatelse til å drive jernbanevirksomhet, utstede lisens og sikkerhetssertifikat, utstede førerbevis, utstede sikkerhetsgodkjenning, og gi tillatelse til å ta i bruk rullende materiell og infrastruktur.
bistå europeisk myndighet på jernbaneområdet der dette følger av EØS-avtalen
gi driftstillatelse til taubaner
gi driftstillatelse til fornøyelsesinnretninger
sertifisere driftsledere for taubaner
føre tilsyn og kontroll med at jernbane-, taubane- og fornøyelsesvirksomheten utøves i samsvar med gjeldende lovgivning, herunder at det personell som benyttes har de nødvendige sikkerhetsmessige kvalifikasjoner mv.
utføre oppgaver som ligger til markedsovervåkingsorganet for jernbanen, og påpeke forhold overfor ansvarlig myndighet på dette området der Statens jernbanetilsyn ikke har myndighet
gjennomføre tilsyn med omsetning av samtrafikkomponenter i jernbanesystemet og med markedsføring og bruk av sikkerhetskomponenter og delsystemer for taubaner
føre register over rullende materiell i jernbanesystemet og tilsynspliktige taubaner og fornøyelsesinnretninger
følge opp sikkerhetstilrådninger fra Statens havarikommisjon for transport
uttale seg i saker som forelegges av Samferdselsdepartementet og i den utstrekning departementet ber om det, bistå ved behandling av saker mv., samt på eget initiativ ta opp saker på sitt ansvarsområde
i samråd med Samferdselsdepartementet, delta i internasjonalt samarbeid med sikte på å ivareta Norges interesser på områdene Statens jernbanetilsyn har ansvar for, og for øvrig delta i internasjonalt samarbeid som har betydning for tilsynets arbeid
fastsette forskrifter der dette følger av lovgivningen
i nødvendig utstrekning samarbeide med andre virksomheter der dette kan gi gevinst ut fra effektiv ressursbruk og brukervennlighet.

4. Styringsdialogen

Forutsetninger og krav som Samferdselsdepartementet stiller til Statens jernbanetilsyn, skal gå fram av den formelle styringsdialogen. Styringsdialogen omfatter styringsdokumenter, rapporter og møter av styringskarakter mellom departementet og etaten. Styringsdialogen skal dokumenteres.

Følgende dokumenter er en del av styringsdialogen:

instruks for Statens jernbanetilsyn
tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev
referater fra etatsstyringsmøter
årsrapport fra etaten, inkludert årsregnskap – tertialrapporter
rapportering til statsregnskapet

Det holdes som hovedregel fire etatsstyringsmøter mellom Samferdselsdepartementet og Statens jernbanetilsyn i løpet av året. Tidspunktet for etatsstyringsmøtene vil fremgå av tildelingsbrevet.

I tillegg til dette vil det innenfor rammen av styringsdialogen holdes møter av faglig karakter mellom departementet og Statens jernbanetilsyn. Eventuelle styringssignaler i disse møtene skal gis skriftlig i etterkant av møtet, normalt i form av supplerende tildelingsbrev.

4.1. Rapportering

Årsrapport

Statens jernbanetilsyn skal utarbeide en årsrapport. Årsrapporten skal gi et dekkende bilde av etatens resultater og utarbeides etter fastsatt mal og i henhold til de krav som Samferdselsdepartementet har fastsatt i tildelingsbrevet med vedlegg og i eventuelle supplerende tildelingsbrev. Rapporten sendes til Samferdselsdepartementet med kopi til Riksrevisjonen innen fristen gitt i tildelingsbrevet.

Årsrapporten og Riksrevisjonens revisjonsberetning skal publiseres på Statens jernbanetilsyns nettsider innen 1. mai. Før publisering skal årsrapporten ha vært behandlet i etatsstyringsdialogen. Dersom revisjonsberetningen ikke foreligger innen 1. mai, skal beretningen publiseres så snart den foreligger.

Tertialrapporter

Krav til innholdet i tertialrapportene for budsjettåret går fram av tildelingsbrevet.

Årsregnskap

Statens jernbanetilsyn skal ved årets slutt utarbeide og avlegge et årsregnskap med noter i tråd med pkt. 3.4 i Bestemmelser om økonomistyring i staten, rundskriv R-115 fra Finansdepartementet og krav fra Samferdselsdepartementet.

Årsregnskapet skal gi et dekkende bilde av Statens jernbanetilsyns disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld. Det inngår som en del av årsrapporten.

Rapportering til statsregnskapet

Statens jernbanetilsyn skal rapportere til statsregnskapet i henhold til pkt. 3.4 i Bestemmelser om økonomistyring i staten.

Informasjon ved viktige hendelser og avvik

I tillegg til den periodiske rapporteringen skal Statens jernbanetilsyn gjennom året på eget initiativ informere om vesentlige avvik fra vedtatte planer eller fra tildelingsbrev og supplerende tildelingsbrev og om viktige saker som berører virksomhetens ansvarsområde straks virksomheten får kjennskap til dette. Videre skal virksomheten foreslå mulige korrigerende tiltak.

5. Krav til den interne styringen av Statens jernbanetilsyn

5.1. Direktørens myndighet og ansvar i den interne styringen

Direktøren har ansvaret for den interne styringen av virksomheten, herunder at økonomiforvaltningen i virksomheten blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte og i samsvar med de krav som stilles av overordnet myndighet og i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Direktøren skal påse at Statens jernbanetilsyn drives effektivt i samsvar med lover, regler og god forvaltningsskikk ellers, samt i henhold til de krav som fastsettes i styringsdialogen med Samferdselsdepartementet.

Direktøren har ansvaret for at etaten har dokumenterbare systemer for internkontroll og risikostyring, og at det gjennomføres evalueringer om egen effektivitet, måloppnåelse og resultater. Videre har direktøren ansvar for at etatens organisasjon, arbeidsmiljø og personalpolitikk er tjenlig, og at kapasitet og kompetanse er tilpasset oppgavene og utnyttet effektivt.

Direktøren skal bidra til gode samhandlingsrutiner i Statens jernbanetilsyn, og at jernbanetilsynet har en åpen og brukerorientert forvaltning.

5.2. Styringssystem

Statens jernbanetilsyn skal ha et styringssystem som ivaretar krav som Samferdselsdepartementet setter for å kunne ha en overordnet kontroll og oppfølging av virksomheten. Videre må virksomheten innrette sine systemer slik at de tilfredsstiller egne styringsbehov.

5.3. Planlegging, gjennomføring og oppfølging

Statens jernbanetilsyn skal planlegge og utarbeide strategier med ettårig og flerårig perspektiv tilpasset virksomhetens egenart og dokumentere disse gjennom interne styringsdokumenter. Direktøren har ansvaret for at mål og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev følges opp og formaliseres, og at dette gjennomføres innenfor rammen av tildelte ressurser.

5.4. Internt disponeringsskriv

På grunnlag av tildelingsbrev og eventuelle supplerende tildelingsbrev fra Samferdselsdepartementet stiller direktøren de tildelte midlene til disposisjon i etaten. Tildeling skal skje skriftlig.

5.5. Internkontroll

Statens jernbanetilsyn skal etablere internkontroll for å forhindre styringssvikt, herunder å forebygge og avdekke tilsiktede handlinger utført i strid med gjeldende lover og regler. Direktøren har ansvaret for å påse at internkontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, og at den fungerer på en tilfredsstillende måte og kan dokumenteres. For å kunne utøve nødvendig internkontroll skal virksomhetens ledelse som en del av styringssystemet, etablere systemer, rutiner, metoder og tiltak, for å forebygge, avdekke og korrigere feil og mangler i systemer og rutiner i henhold til pkt. 2.4 i Bestemmelsene om økonomistyring i staten.

5.6. Risikostyring

I styringsdialogen med Samferdselsdepartementet skal Statens jernbanetilsyn redegjøre for hvilken usikkerhet som er knyttet til de mål og resultater som etaten har ansvaret for, og redegjøre for hvordan usikkerheten blir håndtert og styrt. Etaten skal anbefale og sette i verk tiltak for å håndtere risiko knyttet til mål- og resultatoppnåelsen.

Nærmere krav til risikostyring går fram av tildelingsbrevet.

5.7. Evaluering

Statens jernbanetilsyn skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter, jf. pkt. 2.6 i Bestemmelser om økonomistyring i staten. Departementet kan også be virksomheten gjennomføre evalueringer. Slike oppdrag skal som hovedregel gis i tildelingsbrevet og på forhånd være drøftet mellom Statens jernbanetilsyn og Samferdselsdepartementet.

6. Økonomisystem og regnskapsføring

6.1. Økonomisystem og behandling av inntekter og utgifter

Statens jernbanetilsyn skal innrette regnskapsføringen og økonomistyringen slik at den er i samsvar med kravene i Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelsene i økonomistyring i staten. Avgjørelser, fullmakter og organisering av arbeidet skal være dokumentert.

Virksomheten skal ha systemer og rutiner som sikrer at inntekter, utgifter, anskaffelser, tilskudd, lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser blir håndtert i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler, og at inntekter og utgifter følges opp i forhold til budsjett og fastsatte planer.

Før utbetaling skal finne sted, skal utgifter være attestert. Videre skal alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten, bekreftes av en tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet.

Direktøren kan delegere sin budsjettdisponeringsmyndighet helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre. Slik delegering skal være skriftlig. Virksomheten skal ha rutiner for oppfølging av delegert budsjettdisponeringsmyndighet. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet, kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv.

Statens jernbanetilsyn skal ha systemer og rutiner som sikrer at inntektskrav blir juridisk bindende, og at krav blir fastsatt, utstedt og innbetalt med riktig beløp innen tidsfrist, samt følge opp krav som ikke er betalt ved forfall.

Alle saker om ettergivelse av krav der det ikke foreligger hjemmel i lov eller plenarvedtak, skal forelegges Samferdselsdepartementet som legger saken frem for Finansdepartementet.

6.2. Lønn og lønnsopplysningspliktige ytelser

Virksomheten skal etablere systemer og rutiner som sikrer at lønn og andre lønnsopplysningspliktige ytelser blir korrekt registrert, beregnet, bokført, utbetalt og rapportert.

6.3. Kjøp av varer og tjenester

Anskaffelser skal skje i henhold til gjeldende anskaffelsesregelverk. Statens jernbanetilsyn skal etablere systemer og rutiner som sikrer at anskaffelse av varer og tjenester skjer på en effektiv og forsvarlig måte.

6.4. Regnskapsføring

Regnskapsføringen omfatter bokføring og pliktig regnskapsrapportering. Virksomhetens ledelse skal sikre at den pliktige regnskapsrapporteringen er i samsvar med de krav som er satt i pkt. 3.3.2 i Bestemmelser om økonomistyring i staten.

Statens jernbanetilsyn skal føre regnskapet etter kontantprinsippet.

6.5. Kontoplan

Statens jernbanetilsyn skal bokføre på artskonto i standard kontoplan fastsatt av Finansdepartementet i R-102, og slik det fremgår av Bestemmelser om økonomistyring i staten pkt. 3.3.3.