1 Formål
Statens jernbanetilsyn (SJT) skal gjennomføre anskaffelser som:
- dekker virksomhetens behov
- sikrer effektiv bruk av statlige midler
- ivaretar relevante samfunnshensyn
Anskaffelsesstrategien skal legge til rette for en enkel, forsvarlig og forholdsmessig praksis. Den skal også bidra til god måloppnåelse, styring og etterlevelse i SJT.
2 Virkeområde
Strategien gjelder for alle anskaffelser i SJT. Bruken skal tilpasses verdien, omfanget, risikoen og kompleksiteten av anskaffelsen.
3 Slik skal vi gjennomføre anskaffelser
3.1 Vi skal følge regelverk og statlige krav
Anskaffelser i SJT skal planlegges, gjennomføres og følges opp i samsvar med gjeldende regelverk og statlige føringer.
SJT skal legge særlig vekt på å utforme kravspesifikasjoner som er tydelige, relevante og tilpasset markedet. Kravene skal gjenspeile virksomhetens faktiske behov og gi et godt grunnlag for å følge opp leveransene i kontraktsperioden.
SJT må derfor ha tilstrekkelig kompetanse til å håndtere hele anskaffelsesprosessen, fra avklaring av behov og gjennomføring av konkurransen til å følge opp kontrakten.
3.2 Vi skal bruke tid og ressurser godt
Anskaffelser skal gjennomføres på en måte som gir god bruk av tilgjengelige ressurser, både i selve anskaffelsen og i oppfølging av kontrakten etterpå.
SJT skal derfor benytte statlige fellesavtaler når de dekker behovet. Å bruke etablerte avtaler bidrar til å redusere risikoen, forenkle prosessene og begrense ressursbruken knyttet til både gjennomføringen og oppfølgingen.
Samtidig skal anskaffelsesprosessen tilpasses den enkelte anskaffelsens verdi, risiko og kompleksitet. Innsatsen må stå i forhold til betydningen av anskaffelsen.
3.3 Vi skal ta ansvar for miljø og bruke seriøse leverandører
SJT skal gjennom anskaffelsene sine bidra til en bærekraftig og seriøs samfunnsutvikling. Det betyr at vi skal ta hensyn til klima og miljø, menneskerettigheter, samt forsvarlige lønns- og arbeidsvilkår skal vurderes der det er relevant.
SJT skal også bidra til å forebygge arbeidslivskriminalitet og sikre seriøsitet i leverandørmarkedet. Slike hensyn skal ikke bare vurderes i anskaffelsesfasen, men også følges opp i kontraktsperioden der det er aktuelt.
I tillegg skal vi vurdere sikkerhet, beredskap, menneskerettigheter og universell utforming der dette er aktuelt.
Statens standardavtaler (SSA) skal brukes der dette er hensiktsmessig. Dette skal sikre balanserte kontraktsvilkår og effektiv gjennomføring.
4 Regler for gjennomføring av anskaffelser
Anskaffelser i SJT skal planlegges og gjennomføres i tråd med gjeldende terskelverdier og prosedyreregler i anskaffelsesregelverket.
For anskaffelser fra og med 500 000 kroner eks.mva. skal lov og forskrift om offentlig anskaffelser følges. For anskaffelser under denne terskelverdien gjelder ikke anskaffelsesloven og anskaffelsesforskriften, men slike anskaffelser skal likevel gjennomføres forsvarlig.
Dette innebærer at også mindre anskaffelser skal ivareta grunnleggende hensyn som konkurranse, likebehandling og etterprøvbarhet. Gjennomføringen skal skje i samsvar med økonomiregelverket i staten, samt SJTs interne fullmakter, rutiner og regler om habilitet og taushetsplikt.
5 Oppfølging og ansvar
Direktøren har det overordnede ansvaret for anskaffelsesstrategien. Nærmere ansvar, roller og arbeidsdeling er regulert gjennom SJTs interne rutiner og fullmakter.
Strategien skal gjennomgås minst én gang i året for å sikre at den er oppdatert og relevant. Den skal revideres ved behov, blant annet ved endringer i regelverk, føringer eller virksomhetens behov og prioriteringer.