5.1 Klage til SJT
Når SJT behandler klager, behandler vi opplysninger for å kunne gjennomføre de lovpålagte oppgavene våre. Dette inkluderer blant annet kontaktinformasjon og annen informasjon som er nødvendig for å kunne behandle saken. Informasjonen kan inkludere opplysninger om lovovertredelser, helseopplysninger, opplysninger om arbeidsforhold og lignende. Opplysningene lagres så lenge saken pågår.
Dersom saken er journalpliktig vil opplysningene bli lagret i henhold til bestemmelsene i SJTs plan for bevaring og kassasjon. Det betyr at vi vil kunne ha plikt til å lagre opplysningene i inntil 25–30 år. Dokumentene med tilhørende opplysninger vil deretter bli overført Riksarkivet for langtidsbevaring. Bevaring- og kassasjonsplaner skal godkjennes av Riksarkivaren.
Behandlingsgrunnlaget for dette er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e. Den tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å utøve offentlig myndighet. Dersom henvendelsen din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt GDPR art. 9 nr. 2 bokstav g.
5.2 Varsling til SJT
SJT er en tilsynsmyndighet. Vi mottar regelmessig varsler som omhandler tilsynsobjektene våre. I disse varslene kan vi motta personopplysninger. SJT kan også bli varslet av personer i andre bedrifter hvis de opplever kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Dette er fordi SJT er en offentlig myndighet, og varsling til offentlige myndigheter anses som forsvarlig. I slike tilfeller kan vi motta personopplysninger.
Behandlingsgrunnlaget for dette er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e. Den tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse. Dersom henvendelsen din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt GDPR art. 9 nr. 2 bokstav g.
5.3 Abonnere på nyhetsvarsling
SJT sender ut varsler om publiserte nyheter på nettstedet www.sjt.no pr. e-post til de som ønsker det. Nyhetsvarslet inneholder veiledning, høringer, informasjon om kurs og seminarer, samt annet relevant innhold.
For at vi skal kunne sende deg nyhetsvarsel per e-post, må du registrere en e-postadresse. E-postadressen vil bare bli brukt til å sende ut nyhetsvarsel og eventuelt brukerundersøkelser om nyhetsvarslet for å få tilbakemelding om hva leserne har behov for og hva de synes er interessant. E-postadressen lagres i en egen database hos SJTs IKT-leverandør Intility.
Adressen deles ikke med andre, og slettes når du melder deg av nyhetsvarslet. Du kan melde deg av ved å trykke på lenken for dette i nyhetsvarslet eller ved å kontakte oss.
Behandlingsgrunnlaget for behandling av e-postadressen din i tilknytning til nyhetsvarslet vårt er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f. Den tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å formidle relevant informasjon til interessenter. Vi vurderer at dette veier tyngre enn eventuelle konsekvenser for den enkeltes personvern.
5.4 Spørreundersøkelser
Når vi gjennomfører spørreundersøkelser vil vi alltid informere om formålet med den, og hvorvidt den er anonym eller ikke. SJT benytter Questback til slike formål. Vi vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.
Questback som leverandør av tjenesten vil ha tilgang til dataene på lik linje med SJT. Behandlingsgrunnlaget for behandling av dataene dine i tilknytning til spørreundersøkelser er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e. Den tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Den berettigede interessen er å innhente informasjon og vurderinger fra våre brukere, som kan bidra til å heve nivået på informasjonen vår og tjenestene våre. Vi anser dette for å veie tyngre enn eventuelle konsekvenser for den enkeltes personvern.
5.4.1 Anonyme undersøkelser
Dersom undersøkelsen oppgis å være anonym, vil ikke SJT få tilgang til personopplysningene dine.
5.4.2 Identifiserbare undersøkelser
Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan SJT identifisere de som har besvart undersøkelsen. I de tilfeller hvor vi sender ut evalueringsundersøkelser etter vår årlige SJT-konferanse, vil svarene også bli delt med vårt konsulentselskap, Just Cruzin’ Productions (JCP), som har ansvar for prosjektledelsen av konferansen. Behandlingsgrunnlaget for dette er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav a. Der samtykker du til behandlingen vår av opplysninger om deg.
5.5 Postjournal og innsyn
SJT fører systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående, utgående og interne saksdokumenter. Offentlig journal inneholder inngående, utgående og interne notater (type N), og er tilgjengelig på eInnsyn.
Offentlig journal inneholder blant annet opplysninger om avsender, mottaker, tittel på sak og journalpost. Personnavn, publisert på eInnsyn, vil ikke være søkbare i mer enn ett år etter publisering. Behandlingsgrunnlaget for dette er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c. Den tillater oss å behandle opplysninger for å oppfylle en rettslig forpliktelse, jamfør offentlegforskrifta¹ § 6.
Krav om innsyn via eInnsyn behandles i egen modul for innsynskrav i sak- og arkivsystemet. I denne modulen registreres som et minimum e-postadressen til den som har krevd innsyn. Svar på innsynskrav ekspederes via modul for behandling av innsynskrav til e-postadressen til den som krever innsyn har registrert ved bestilling.
Krav om innsyn som ikke blir bestilt via eInnsyn registreres (journalføres) i sak- og arkivsystemet. Her registreres e-postadresse/adresse og navn på bestilleren, hvis dette er oppgitt. Behandlingsgrunnlaget for dette er GDPR art. 6 nr. 1 bokstav c. Den åpner for behandling dersom det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse som påhviler den behandlingsansvarlige.
¹Forskrift av 17. oktober 2008 nr. 1119 til offentleglova.