Etablere instruks og metodeval
Det er viktig å lage instruksar for risikovurderingar som passar verksemda.
Risikovurdering bør følgje prosessen i standarden NS 5814. Den startar med å velje ein anerkjend metode som passar til risikovurderinga.
Mange verksemder bruker analysemetodar som er laga av eksterne konsulentar. Det er viktig at metodane som blir valde ikkje er meir kompliserte enn det verksemdene har behov for. Metodane som blir valde må òg vere tilpassa aktiviteten eller systemet som skal risikovurderast.
I tilsynsverksemda vår ser vi ofte at verksemder nyttar seg av risikovurderingar som er utarbeidde ved hjelp av konsulentar. Nokre gonger erfarer vi at verksemda ikkje har tilstrekkeleg eigarskap til risikovurderingane. Eller så har dei ikkje tilstrekkeleg kompetanse til å forstå korleis risikovurderingane skal brukast eller følgjast opp. Kompetansekrava i tryggingsstyringssystemet og opplæringa som blir gitt tilsette som har ansvar for å utarbeide eller bruke risikovurderingar, må sikre nødvendig kompetanse.
Nokre verksemder bruker analysar som er utarbeidde for å gjelde generisk. Då er det viktig at verksemda sørgjer for at analysen blir tilpassa lokale høve, og at han blir utfylt med særeigne lokale risikoar. Eit døme kan vere eit skianlegg med stolheisar som har brukarar med handikap som krev meir tilrettelegging og ekstra beredskap.
Endringar
Viss eksisterande praksis, bemanning, organisering, system eller anlegg som kan påverke tryggleiken skal endrast, må de vurdere risiko knytt til endringa.
Nokre gonger kan det vere tilstrekkeleg å bruke enkle endringsanalysar, til dømes ein enkel «HUL-analyse». Metoden inneber ganske enkelt å vurdere om planlagd endring fører til risikoar som er Høgare, Uendra eller Lågare enn eksisterande risiko. Dersom analysen fører til ein eller fleire høgare risikoar som ikkje blir vegne opp for av lågare risikoar, må det vurderast om tiltak må gjennomførast for å redusere risikoen.
Ved større endringar vil det vere behov for å oppdatere overordna risikovurdering(ar).
Dersom talet på uønskte hendingar knytt til delar av drifta aukar, vil også det indikere eit behov for å oppdatere ei risikovurdering.
Regelmessig oppdatering av risikovurderingar
Føresetnader og risikobiletet kan endre seg over tid. Føresegner om risikovurderingar må derfor angi korleis risikovurderingar bør gåast gjennom regelmessig for å undersøkje om endringane vil krevje at risikovurderinga(e) blir oppdatert.
Registrerte uønskte hendingar vil vere eit viktig innspel i ei vurdering om behovet for oppdatering.
Risikoakseptkriterium
Når verksemda har gjennomført ein risikoanalyse, må resultatet vurderast med omsyn til om den identifiserte risikoen kan aksepterast. Viss han er høgare enn det verksemda aksepterer, må det setjast i verk tiltak for å redusere risikoen.
Som støtte for slike avgjerder blir akseptkriterium brukte for risiko. Mange vel å bruke ei risikomatrise som definerer risikonivå som kan neglisjerast, blir akseptert eller som er uakseptable. Anerkjend praksis tilseier at risikoakseptkriteria skal fastsetjast før risikoanalysar blir gjennomførte. (Se og standarden for risikostyring [NS-ISO 31000] pkt. 5.3.5.).
Oppfølging av risikovurderingar
Føresegnene for verksemda må beskrive korleis risikoar som ikkje er akseptable skal følgjast opp, til dømes ved at ein aktivitet blir innstilt eller at det blir sett i verk tiltak som reduserer risikoen til eit akseptabelt nivå.
Føresegnene må sikre at det er tildelt ansvar for oppfølging og at det blir sett i verk tiltak, inkludert eventuelle mellombelse tiltak inntil endelege tiltak er på plass.
Døme på avvik vi har sett i tilsyn
Her er typiske døme på avvik identifisert på tilsyn knytt til risikovurderingar.
Avvik, døme 1: Føresegner for identifisering og oppfølging av risiko knytt til publikum er mangelfulle.
- Det er ikkje angitt kva forpliktingar prioriteringskategoriane som verksemda nyttar i skjemaet sitt for risikoanalyse, inneber.
- Det er ikkje krav om å identifisere risiko før det blir gjort endringar.
Døme på endringar kan vere å endre organiseringa av arbeidet ved til dømes å
- tilleggje ein person eller ein funksjon nye tryggingsmessige oppgåver
- å marknadsføre og ta imot kinesiske skituristar som ikkje har same type skierfaring som dagens publikum,
- å starte med å ta imot syklistar i stolheisen, eller å endre vedlikehaldsrutinar
Avvik, døme 2: Verksemda har ikkje utført risikoanalysar (det vil seie identifisering av risiko) for alle forhold av betydning for publikums tryggleik.
- Det er berre utført risikoanalyse knytt til nokre forhold som gjeld redning.
- Utførte risikoanalysar gjeld først og fremst eigne tilsette.
- Det er ikkje gjennomført ein risikoanalyse for drift av stolheis ved ugunstige vêrforhold.
Formålet med å ha føresegner om å identifisere og følgje opp risiko er at føresegnene skal nyttast. Sjølv om det ikkje er uttrykkjeleg formulert i taubaneforskrifta, er det underforstått at føresegnene skal nyttast.
Avvik, døme 3: Verksemda har ikkje etablert tilstrekkelege kompetansekrav for funksjonar av betydning for tryggleiken, til dømes for:
- vedlikehaldspersonell
- funksjonar som utfører risikoanalysar
Avvik, døme 4: Verksemda har ikkje ein prosedyre for risikoanalysar knytt til publikum
Merknad: Det er utarbeidd ein prosedyre for sikker jobb-analyse (som gjeld eigne tilsette).
Utvalde spørsmål vi ofte stiller om temaet risikovurderingar ute på tilsyn:
- Inneheld føresegnene beskriving av metode som er eigna for bruk i verksemda?
- Er det dokumentert kven som har ansvar for å drive prosessen med å identifisere og følgje opp risiko?
- Har relevant personell delteke i utarbeidinga, og forstår dei vurderinga?
- Angir vurderinga tydeleg avgrensingar og føresetnader?
- Har de reflektert over kor stor uvisse det knyter seg til dei fastsette risikoane?
- Er det beskrive kompetansekrav til den/dei som utfører risikovurderingar?
- Har dei som bruker føresegnene fått tilstrekkeleg opplæring i å utarbeide og bruke vurderingar?
- Dersom risikovurderinga er utarbeidd av ein ekstern konsulent: Korleis har personell frå eiga verksemd vore involvert i utarbeidinga av vurderinga, og korleis har dei sikra seg at dei forstår vurderinga?
- Dekkjer fareidentifiseringa dei største farane?
- Kva er grunnlaget for å fastsetje sannsynet i risikovurderinga?
- Er resultata følgt opp? Er dei til dømes formidla til aktuelt personell og/eller inkluderte i rutinar? Finst ein handlingsplan for gjennomføring av tiltak?
- Er risikovurderinga brukbar som støtte til avgjerder? Er det til dømes beskrive kriterium som kan brukast til å vurdere om identifisert risiko på ulike område kan aksepterast, eller om det må setjast i verk tiltak?
- Er det etablert føresegner for oppdatering av risikovurderingar, til dømes regelmessig og ved endringar?
- Blir brukt uønskte hendingar som innspel til risikovurderinga?
- Er resultatet følgt opp (formidla til personell og inkludert i rutinar)?