Kapittel 4. Ledelsens oppgaver

§ 4-1. Styringssystemet for sikring

Den øverste ledelsen skal sørge for at styringssystemet for sikring er dokumentert og etterlevd, og at det kontinuerlig forbedres.

Bestemmelsen understreker viktigheten av at den øverste ledelsen tar eierskap for styringssystemet for sikring uavhengig av hvem som faktisk utarbeider det. Det følger av bestemmelsen at det til enhver tid er den øverste ledelsens ansvar å sørge for at systemet er hensiktsmessig og oppdatert.

§ 4-2. Ansvar og myndighet

Den øverste ledelsen skal organisere jernbanevirksomheten slik at ansvar og myndighet klart fremgår.

Den øverste ledelsen har ansvaret for at alle arbeidsoppgaver av betydning for sikring er identifisert, og for at ansvar og myndighet knyttet til arbeidsoppgavene er klart beskrevet.

Bestemmelsen påpeker viktigheten av at jernbanevirksomhetens øverste ledelse fastlegger og gjør ansvar og myndighetsforhold kjent på overordnet nivå, eksempelvis gjennom et organisasjonskart. Det er også viktig at ledelsen fastlegger og gjør ansvar og myndighetsforhold knyttet til den enkelte oppgave kjent, f.eks. gjennom stillings- eller funksjonsbeskrivelser, beskrivelser av roller i prosesser og prosjekter eller gjennom arbeidskontrakter og ansvarskart. Alt personell som utfører oppgaver som kan ha betydning for sikring må kjenne omfanget av eget ansvar og myndighet. Kravet innebærer at f.eks. også stedfortrederfunksjoner defineres slik at det går klart frem hvilken myndighet stedfortreder har. I tillegg vil det være viktig å sikre at også ansvar og myndighet forankres hos den enkelte leverandør, f.eks. gjennom kontrakt.

Det er også viktig at den øverste ledelse sikrer at alt personell som utfører oppgaver som kan ha betydning for sikring har tilgjengelig entydige og klare beskrivelser av hvordan pålagte oppgaver gjennomføres og hvem som har ansvar for utførelsen.

Ansvaret innebærer også at tydelige ansvars- og myndighetsforhold er definert for beredskapssituasjoner. I dette arbeidet bør de etablerte hovedprinsippene for beredskap vektlegges. Disse prinsippene er ansvarsprinsippet, likhetsprinsippet, nærhetsprinsippet og samvirkeprinsippet.

§ 4-3. Ledelsens gjennomgang

Den øverste ledelsen skal, ved behov og minst en gang per år, gjennomgå styringssystemet for sikring, for å sikre at det fortsatt er hensiktsmessig og oppdatert.

Ledelsens gjennomgang skal avdekke eventuelle behov for endring i styringssystemet.

I gjennomgangen skal ledelsen minimum ta hensyn til

a.
endrede forutsetninger,
b.
nye og oppdaterte risikovurderinger,
c.
avvik og hvordan de er fulgt opp,
d.
interne revisjoner, revisjoner av leverandører og gjennomføringen av tiltak basert på resultatene,
e.
analyser av tilsiktede uønskede handlinger og
f.
oppfølgingstiltak etter ledelsens tidligere gjennomganger.

Bestemmelsen gir den øverste ledelsen en plikt til å gjennomgå styringssystemet for sikring minst en gang i året. Dersom en finner det hensiktsmessig kan ledelsens gjennomgang gjennomføres på forskjellige organisasjonsnivåer for ulike virksomhetsområder. Det er i så fall en forutsetning at resultatene fra ledelsens gjennomgang på lavere nivå i organisasjonen inngår som en del av underlaget for ledelsens gjennomgang på overordnet nivå.

Det er viktig at ledelsens gjennomgang inneholder en samlet gjennomgang av styringssystemet for sikring slik at en sikrer seg at en har oversikt over helheten.

Det er en forutsetning at resultatene fra ledelsens gjennomgang dokumenteres og inngår i grunnlaget for arbeidet med kontinuerlig forbedring av styringssystemet for sikring, se § 4-1.