Første ledd:

Melding er en opplysning om at det planlegges anskaffelse av nytt kjøretøy eller endring av kjøretøy. Dette gjelder også ved planlagt utvidelse av antall enheter/individer av en kjøretøytype som tidligere har fått tillatelse. Tidspunktet for når melding skal sendes er angitt som «så tidlig som mulig». I dette ligger at melding må sendes til Statens jernbanetilsyn i en planleggingsfase der det fortsatt foreligger alternativer slik at Statens jernbanetilsyns eventuelle kommentarer kan tas med i vurderingen av det enkelte alternativ. Dette innebærer også at Statens jernbanetilsyn på et tidlig tidspunkt har mulighet til å tilkjennegi om det kreves ny tillatelse eller ikke, og om ett eller flere alternativer ikke vil kunne tilfredsstille kravene i jernbanelovgivningen, og derfor ikke vil kunne få tillatelse til å bli tatt i bruk.

Melding erstatter ikke søknad om tillatelse til å ta i bruk kjøretøy.

Annet ledd:

Det er ikke nødvendig å vente med å sende melding til alle opplysningene som kreves er tilgjengelige, men meldingen bør i så fall kompletteres så raskt som mulig.

Listen med krav til meldingens innhold er ikke nødvendigvis uttømmende, og i den grad det er nødvendig for vurderingen av prosjektet, vil Statens jernbanetilsyn alltid kunne be om ytterligere opplysninger.

Bokstav a – navn på og kontaktopplysninger til kontaktperson:

Det er opp til den enkelte søkeren å avgjøre hvem som skal være kontaktperson. Hensikten med å ha en kontaktperson er å oppnå effektiv og koordinert informasjon mellom søkeren og Statens jernbanetilsyn. Kontaktpersonen må derfor ha inngående kjennskap til prosjektet.

Bokstav b – planlagt fremdrift i prosjektet

Hensikten med fremdriftsplanen er at Statens jernbanetilsyn skal kunne planlegge sin egen ressursbruk og behandle saken fortløpende. Fremdriftsplanen trenger derfor ikke være spesielt detaljert på meldingstidspunktet. Vesentlige endringer i fremdriften av betydning meldes til Statens jernbanetilsyn så raskt som mulig.

Bokstav c – systembeskrivelse

Systembeskrivelsen vil naturlig være et plandokument som inneholder beskrivelser av de ulike alternativene som foreligger for prosjektet, herunder grunnleggende funksjoner og bruksområder, varianter, antall, litraer og løpenummere, og på hvilke strekninger kjøretøyet er tenkt benyttet og til hvilket formål.

Dersom meldingen gjelder endringer i antall kjøretøyindivider/-enheter i en kjøretøytype som tidligere har fått tillatelse, kan Statens jernbanetilsyn vurdere å utvide eksisterende tillatelse til også å omfatte det utvidede antallet, forutsatt at Statens jernbanetilsyn finner det tilfredsstillende godtgjort at de nye kjøretøyindividene/-enhetene vil være identiske med dem som allerede omfattes av brukstillatelsen.

Så langt teknisk dokumentasjon foreligger på dette tidspunktet, må det vedlegges meldingen skisser/tegninger av planløsninger, eksteriør og interiør, beskrivelse av tekniske løsninger som kan sies å representere ny teknikk eller uprøvde løsninger i Norge, redegjørelse for hvordan søkeren vil kvalifisere disse for norske forhold.

Bokstav d – sikkerhetsplan

Sikkerhetsplanen beskriver hvilken sikkerhetsdokumentasjon som er planlagt utarbeidet, og hvilke sikkerhetsaktiviteter som er planlagt utført. Verifiserings- og valideringsaktiviteter må også beskrives i planen.

Videre må planen inneholde en oversikt over hvordan sikkerheten skal styres i prosjektet. Beskrivelsen må vise hvordan ledelsen har tilgang til nødvendig sikkerhetsfaglig kompetanse som kan påse at sikkerhetsrelaterte forhold blir ivaretatt og gitt nødvendig prioritet. Videre skal det fremgå hvordan dette arbeidet er organisert i hele prosjektet, samt hvordan krav til sikkerhetsfaglig kompetanse i stillinger med sikkerhetsfaglig betydning ivaretas. Det skal også beskrives hvordan tekniske og sikkerhetsfaglige vurderinger av avvik fra standarder og endringer i prosjektforutsetninger ivaretas på et tilstrekkelig høyt nivå i prosjektet. Prinsipp for kontroll med hvordan krav i jernbanelovgivningen blir oppfylt samt prinsipp for kontroll med hvordan egne etablerte sikkerhetsmål blir oppfylt skal også beskrives.

Bokstav e – oversikt over planlagt anvendte standarder

En liste over standarder som er planlagt brukt på et tidlig stadium, vil nødvendigvis måtte være et levende dokument. Det skal også beskrives hvordan man skal velge og bruke standardene, herunder hvordan kompletterende standarder tenkes valgt. Selve teksten i standardene oversendes ikke med mindre Statens jernbanetilsyn ber om det.

Bokstav f – risikovurdering

Det må gjøres risikovurderinger før det endelige valget av teknisk og funksjonell løsning for kjøretøyet tas, slik at sikkerheten blir en vesentlig parameter i vurderingen. Videre er det viktig å kunne bruke en slik vurdering til å luke ut sikkerhetsmessig uakseptable løsninger på et tidlig stadium. Vurderingen må bygge på en konkret fareidentifisering for det enkelte anlegg, se standarden EN 50126 (fase 3). Nivået på vurderingen må reflektere størrelse og kompleksitet av systemet som vurderes, og de vurderinger som ligger til grunn for valg av nivå for vurderingen må dokumenteres. Det må sikres at forutsetninger og begrensninger fra denne vurderingen blir dokumentert og fulgt opp videre i utviklingen.

I en tidlig fase kan en grovanalyse være tilstrekkelig. Endringsanalyser kan benyttes ved mindre endringer på kjøretøy. Vurderinger rundt hensiktsmessigheten ved metoden som er valgt må dokumenteres. Analyser i denne fasen må senere utvikles til en komplett risikovurdering.