Veileder for nytt, endret eller fornyet sikkerhetssertifikat A og B (norske og utenlandske virksomheter)

Veiledereren er oppdatert i april 2017. Den kan også lastes ned som PDF-fil (se nederst).

Publisert: 09.11.2016   Endret: 05.05.2017

1 Bakgrunn

Virksomheter som søker om nytt, endret eller fornyet sikkerhetssertifikat A og/eller B skal ha god innsikt i hvordan søknadsprosessen forløper og hva som forventes både av dem og av Statens jernbanetilsyn.

Informasjon om søknadsprosessene har vært tilgjengelig også før publisering av denne veiledningen, både i form av forskriftskrav, i søknadsskjema og i veiledning til søknadsskjema, samt i tilsynets veiledning om å søke sikkerhetssertifikat B i Norge. Tilsynet så likevel behov for å tydeliggjøre prosessen ved å samle informasjon om alle søknadsprosessene i en ny veiledning.

2 Hensikt

Hensikten med veiledningen er å informere jernbanevirksomhetene om framgangsmåten for søknad om nytt, endret eller fornyet sikkerhetssertifikat. SJT håper at veiledningen vil bidra til at søkere:

  • har tilstrekkelig informasjon om hva som må sendes inn av dokumenter
  • er informert om hvilken kvalitet det forventes at dokumentene har
  • kjenner til frist for behandling av søknader
  • vet hvem de kan kontakte ved behov for veiledning
  • kjenner til hvordan samsvarsvurdering for søknad gjennomføres
  • kjenner til hvordan det spesifiseres hvilke områder som skal bli tema ved tilsyn etter tildeling av sertifikat

Veiledningen er ikke uttømmende eller bindende. Virksomhetene har et selvstendig ansvar for å kjenne og etterleve gjeldende jernbanelovgivning.

3 Omfang

Denne veiledningen kan brukes av norske og utenlandske jernbanevirksomheter som ønsker å:

  • søke om lisens og sikkerhetssertifikat for å operere på det nasjonale jernbanenettet
  •  endre sine eksisterende sertifikater på grunn av betydelige endringer i virksomhetens type eller omfang
  • fornye sine eksisterende sertifikater

Veilederen baserer seg i helhet på gjeldende regelverk. Den innebærer ikke skjerping av eksisterende regelverkskrav.

4 Sentrale regelverkskrav

Lisensforskriften omhandler de overordnede krav til sikkerhetssertifikat for jernbanevirksomheter. Forskrift om felles sikkerhetsmetode for risikovurderinger (Common Safety Methods for assessing conformity, CSM CA), beskriver metoden som alle nasjonale tilsynsmyndigheter skal bruke for å vurdere om kravene som må tilfredsstilles for å få sikkerhetssertifikater for jernbane er oppfylt. Det finnes en tilsvarende metode for å få sikkerhetsgodkjenning som infrastrukturforvalter.

Sikkerhetsstyringsforskriften angir hvilke krav som stilles til jernbanevirksomhetens sikkerhetsstyringssystem. Tilsynet har også gitt ut en egen veiledning som omhandler sikkerhetsstyringssystemer for mindre jernbanevirksomheter.

Det er i tillegg konkrete krav til å tilfredsstille fastsatte tekniske spesifikasjoner for interoperabilitet (TSI-er) særlig vedrørende kjøretøy og infrastruktur og andre relevante EØS-bestemmelser.

Krav som er omtalt i andre sentrale forskrifter må også integreres i virksomhetens styringssystem. Det vil blant annet gjelde krav fra opplæringsforskriften, togframføringsforskriften og rapporteringsforskriften.

Se oversikt over lover og forskrifter som gjelder for det nasjonale jernbanenettet.

For tillatelse til å frakte farlig gods gjelder regelverk for transport av farlig gods – ADR/RID. Tilsynsmyndighet for transport av farlig gods er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB).

5 Søknaden

Uansett om man søker om nytt, endret eller fornyet sikkerhetssertifikat A eller B, skal man bruke det samme søknadsskjemaet.

I tillegg til dette skjemaet finnes det en detaljert forklaring og veiledning til hvordan søknaden skal fylles ut.

5.1 Søknad om lisens og nytt A- og B-sertifikat (norske virksomheter)

Når en norsk virksomhet ønsker å trafikkere det norske jernbanenettet, er det krav til at virksomheten må ha både lisens og sikkerhetssertifikat del A og B. En slik søknadsprosess er omfattende, og det er krav til dokumentasjon som svarer ut en rekke lov- og forskriftskrav.

Søknadsskjemaet som skal fylles ut, og veiledningen til dette gir detaljert beskrivelse av hva som minst må dokumenteres.

Tilsynet har gitt ut en egen veileder for jernbaneforetak som skal søke om nytt sikkerhetssertifikat del B i Norge: Sikkerhetssertifikat del B (for utenlandske virksomheter).

Denne veilederen finnes også på engelsk.

Det er vanlig at SJT gjennomfører ett eller flere veiledningsmøter før søknaden sendes og også underveis i søknadsprosessen.

Man skal også huske på at det ikke er nok å få tildelt lisens og sikkerhetssertifikater. For å kunne starte opp trafikk på det nasjonale nettet må det i tillegg være åpnet for den type transport som virksomheten ønsker å starte opp med. Dette fremkommer av tilgangsbestemmelsene i jernbaneforskriften hvor det framgår at det er åpnet for konkurranse når det gjelder transport av gods. Transport av passasjerer er i utgangspunktet forbeholdt NSB AS og Flytoget AS, bortsett fra grenseoverskridende trafikk.

Virksomheten må også søke å få tildelt ruteleie fra Bane NOR SF, som er infrastrukturforvalter på jernbanenettet. Vilkårene for å få tildelt ruteleie er regulert i en egen forskrift (jernbaneforskriften).
Virksomheter som vurderer å søke om nytt A- og B-sertifikat oppfordres til å ta kontakt med SJT for veiledning.

5.2 Søknad om endret A- eller B-sertifikat (norske virksomheter)

Hva er en endring? Hva skal til for at man må søke om endret sertifikat?

Virksomheten må søke om endret sikkerhetssertifikat dersom det foretas betydelige endringer i virksomhetens type eller omfang, jf. kategoriene som er anført på søknadsskjemaet. For eksempel dersom virksomheten skal begynne å transportere farlig gods, eller trenger tillatelse til å trafikkere flere strekninger.

Det er i tillegg et krav at virksomheten uansett skal underrette tilsynet ved alle større endringer i vilkårene for sikkerhetssertifikatet, dette vil for eksempel kunne være dersom virksomheten bytter ut store deler av sitt styringssystem. Også hver gang det innføres nye personellkategorier skal tilsynet underrettes.

Vedlegget til søknadsskjemaet viser til dokumentasjon som minst må følge med søknaden:

Sikkerhetssertifikat A:

  • sammendrag av sikkerhetssystemets håndbok i henhold til artikkel 9 og vedlegg III til direktiv 2004/49/EF
  • kopi av lisensen

Sikkerhetssertifikat B:

  • kopi av del A av sikkerhetssertifikatet
  • kopi av lisensen
  • kopi av forsikringsbevis eller bevis for dekning av økonomisk erstatningsansvar, vedlagt lisensen
  • liste over nødvendige forskrifter og TSI-er med henvisning til sikkerhetsstyringssystemets prosesser og dokumentasjon for gjennomføring av prosessene
  • liste over ulike personalkategorier, enten i form av lønnstakere eller innleid personell
  • liste over ulike typer rullende materiell
  • beskrivelse av prosesser for rullende materiell i sikkerhetsstyringssystemet, som kreves i henhold til nasjonale forskrifter eller TSI-er, om nødvendig med henvisning til relevante nasjonale sertifikater

I tillegg er det vanlig at tilsynet etterspør følgende dokumentasjon når det søkes om endret sikkerhetssertifikat A og B:

  • risikoanalyse(r) for å identifisere de relevante risikoer ved driften på de aktuelle strekninger, inkludert beskrivelse av eventuelle nødvendige tiltak og status på deres gjennomføring
  • beredskapsanalyser og beredskapsplaner for de aktuelle strekninger
  • man må oversende en beskrivelse av de forskjellige nye kategoriene av personell hos foretaket og/eller hos underleverandøren, og hvordan disse oppfyller kravene i eller i medhold av jernbaneloven og dokumentasjon som viser at personell er behørig autorisert eller sertifisert
  • opplæringsprogram og opplæringsplaner for personell må beskrives
  • dokumentasjon på strekningskompetanse for personell
  • dokumentasjon på samsvar med togframføringsforskriften § 2-4 og § 2-5, om førers regelbok & strekningsboken
  • dokumentasjon på samsvar med opplæringsforskriften §§ 1-8, om opplæringsplan, prøving mv.
  • dokumentasjon på at materiellet som skal benyttes er godkjent i Norge for de aktuelle strekninger, eventuelt ved visning til referansenummer for tildelt tillatelse til å ta i bruk materiellet. For materiell som ennå ikke er godkjent, må det sendes egen søknad til tilsynet om dette. (Se veileder om kjøretøyforskriften.)

Dersom det søkes om sikkerhetssertifikat til transport av farlig gods må følgende være på plass og dokumentert:

  • virksomhetens organisering må beskrives. Det må klart fremkomme hvordan kravet til klare ansvarslinjer er ivaretatt
  • sikkerhetsrådgiver: det skal foreligge signert avtale med godkjent sikkerhetsrådgiver hvis ikke selskapet har egen sikkerhetsrådgiver. Sikkerhetsrådgiver skal følge opp, rapportere relevante forhold, skrive årsrapport for farlig gods og være aktiv i selskapet
  • det skal foreligge opplæringsplaner for ansatte som skal håndtere eller kontrollere farlig gods
  • beskyttelsesavstand: Det skal foreligge interne retningslinjer for dette. Samlastingsbestemmelser: Relevant for vognplassering av vogner med klasse 1 gods (eksplosive stoffer og gjenstander) i forhold til annet gods fra andre spesifikke fareklasser
  • det er spesielle transportbestemmelser for lasting, lossing og håndtering: Relevant personell skal ha kjennskap til de relevante «CV» standard-instruksjoner vedrørende stoffene. Det må dokumenteres hvordan dette ivaretas
  • visitering for skader og riktig merking: Her må virksomheten kunne dokumentere kontrollaktiviteter
  • det skal foreligge Sikringsplan: For tanker over 3000 liter, jf. tabell side 110 (ADR/RID) for spesifikke stoffer. Veiledning om sikring (security) finnes på DSB's internettside
  • det skal varsles og rapporteres til DSB ved hendelser
  • beredskapsplaner; Her er det spesifikt krav til beredskapsplan for skifteområder
  • beredskapsanalyser: Sikring (security)- forhold vedr farlig gods skal være hensyntatt i analysen
  • klasse 7 Radioaktivt materiale: Vi gir vanligvis ikke tillatelse til transport av slike stoffer

 

5.3 Søknad om nytt eller endret B-sertifikat (utenlandske virksomheter)

Det som skiller de utenlandske virksomhetene fra de norske, er at utenlandske jernbanevirksomheter må søke om lisens og sikkerhetssertifikat A og B i det landet de kommer fra, mens de må søke om B-sertifikat også i øvrige land de ønsker å trafikkere.

En utenlandsk virksomhet kan ikke få utstedt et sikkerhetssertifikat B som er i strid med sikkerhetssertifikat A som virksomheten allerede har. En virksomhet kan for eksempel ikke få tillatelse til transport av farlig gods i Norge dersom virksomheten ikke også har denne tillatelsen i sitt sikkerhetssertifikat A. Gyldighetsdatoen til sikkerhetssertifikat B kan heller ikke gå ut over gyldighetsperioden til sikkerhetssertifikat A.

Dokumentasjon som kreves ved søknad om nytt B-sertifikat for utenlandske virksomheter vil være den samme som for søknad nytt B-sertifikat for norske virksomheter (se kap.5.1). Se også sikkerhetssertifikat del B (for utenlandske virksomheter).

Dokumentasjon som kreves ved søknad om endret B-sertifikat for utenlandske virksomheter vil være de samme som for søknad om endret B-sertifikat for norske virksomheter.

5.4 Søknad om fornyet sikkerhetssertifikat

Sikkerhetssertifikatene har normalt en gyldighet på fem år, og virksomheten må selv søke Statens jernbanetilsyn om fornyelse av sitt sikkerhetssertifikat. Tilsynet sender ut brev til alle virksomheter som forventes å søke om fornyelse av sikkerhetssertifikat. Formålet med det er at vi får inn søknader i god nok tid til å saksbehandle dem før gyldigheten går ut.

Ved søknad om fornyet sikkerhetssertifikat kreves normalt følgende dokumentasjon:

  • gjeldende sikkerhetspolitikk
  • gjennomgang av siste tre årenes sikkerhetsmål og resultatene som ble oppnådd
  • oversikt over utførte og gyldige risikoanalyser. Tilsynet kan også be om å få se grundigere på konkrete vurderinger som er utført
  • oversikt over antall gjennomførte interne revisjoner inklusive leverandørrevisjoner,
  • tema/område for hver av disse og konstaterte avvik fra de siste tre årene. En oppdatert status om avvik må angis. Her kan det også være at tilsynet ber om å få se eksempler på spesifikke revisjonsrapporter
  • en oppdatert redegjørelse for hvordan virksomheten planmessig har sørget for å dekke alle sikkerhetsrelaterte aktiviteter
  • dokumentasjon for sist gjennomførte beredskapsøvelse
  • rapporter fra ledelsens gjennomgang fra de siste tre årene
  • tilsynet vil i denne prosessen også vurdere status på eventuelt utestående pålegg fra Statens jernbanetilsyn (avvik fra revisjoner) samt eventuelle sikkerhetstilrådninger fra Statens havarikommisjon for transport (SHT)

Tilsynets øvrige erfaringer med virksomhetens sikkerhetsstyring vil også være gjenstand for vurdering om fornyelse av sikkerhetssertifikatene:

  • erfaringer fra tilsyn (revisjoner, operative kontroller, ledelsesmøter mv)
  • erfaringer fra tillatelsessaker på kjøretøy og jernbaneinfrastruktur
  • hendelser og ulykker
  • dispensasjoner og unntak
  • virksomhetens sikkerhetsrapport

6 Saksbehandlingen

Når tilsynet mottar søknad om nytt, endret eller fornyet sikkerhetssertifikat blir søknaden omgående fordelt til en saksansvarlig, og det etableres en arbeidsgruppe bestående av saksbehandlere med relevant fagkompetanse. Arbeidsgruppen foretar en første gjennomgang av søknaden for å vurdere om den er komplett. Dersom det er behov for ytterligere dokumentasjon for komplettering av søknaden, informeres søker om dette.

Når søknaden er komplett starter saksbehandlingen formelt. Søknad om sikkerhetssertifikat skal avgjøres omgående, og senest fire måneder etter at tilsynet har mottatt alle nødvendige opplysninger og tilleggsopplysninger som kreves.

Saksbehandlingen består hovedsakelig i dokumentgjennomgang og vurderinger opp i mot kriteriene i de enkelte forskriftskrav. Det er også noen ganger nødvendig å verifisere at krav er ivaretatt gjennom for eksempel stikkprøver eller intervjuer.

Dialog med søker både før og underveis i søknadsprosessen er svært verdifullt. Tilsynet tilbyr veiledning både i form av møter, telefonkontakt, mail- og brevutveksling.

Vurderinger som foretas av søknadene dokumenteres, og det foretas kvalitetssikring av alle vurderinger før endelig vedtak fattes.

Endelig vedtak sendes sammen med nytt sertifikat til søker. I vedtaksbrevet er det vanlig at tilsynet kommer med bemerkninger/kommentarer til søknaden. Det er også vanlig at tilsynet i vedtaksbrevet informerer om hvilke tema som kan være aktuelle å følge opp gjennom tilsynsvirksomhet.

Se oppdatert informasjon om nye, endrede og fornyede sertifikater.

Sikkerhetssertifikatene registreres også i databasen ERADIS der alle europeiske sikkerhetssertifikater skal registreres.

7 Oppfølging fra SJT etter vedtak om nytt, endret eller fornyet sikkerhetssertifikat

Vedtak om nytt sikkerhetssertifikat følges opp gjennom en tilsynsaktivitet som normalt gjennomføres 6-9 måneder etter oppstart av drift. Ved dette tilsynet fokuseres det på virksomhetens håndtering av erfaringene fra driften med utgangspunkt i virksomhetens styrende dokumenter. Dersom det avdekkes konkrete operative forhold som er av en akutt karakter der vurdering av det faremoment driften utgjør, karakteriseres som ikke å ligge på et akseptabelt risikonivå, kan driften stanses ved tilsynsaktiviteten.

Eksempler på tema som har vært relevante å følge opp gjennom tilsynsaktivitet:

  • beredskap: analyser, planer og øvelser
  • risikoanalyser: etablering, oppdatering, oppfølging av tiltak
  • rullende materiell og vedlikehold
  • rapportering av hendelser og tekniske feil
  • kompetanse og opplæring
  • innrapportering av ulykker og uønskede hendelser
  • rapportering av tekniske feil med sikkerhetsmessig betydning
  • oppfølging av ulykker og uønskede hendelser med henblikk på å unngå gjentakelse

Vedtak om endret eller fornyet sikkerhetssertifikat følges opp gjennom ordinær, risikobasert tilsynsvirksomhet.

8 Henvendelser

Tilsynet ønsker å sikre at aktørene er kjent med gjeldende regelverk. Tilsynet har derfor søkelys på veiledning. Kontakt oss gjerne dersom dere ønsker utdypende informasjon. Vi oppfordrer dessuten til å komme med tips om andre emner som dere mener bør være tema for veiledning.

Henvendelser rettes til:
post@sjt.no
eller til:
Statens jernbanetilsyn, Postboks 7113 St. Olavs plass, 0130 Oslo

9 Referansedokumenter

  1. Søknadsskjema for sikkerhetssertifikat
  2. Retningslinjer for sammenstilling av søknadsmaterialet
    (opplysninger som skal oppgis i søknadsskjemaet for del A- og B-sikkerhetssertifikater)
  3. Direktiv 2004/49/EF
  4. Veileder for jernbaneforetak som skal søke om sikkerhetssertifikat del B i Norge
  5. Transport av farlig gods
  6. Common Safety Methods for assessing conformity