Innkjøp

1 Innleiing

1.1 Føremål

Føremålet med rettleiinga er å bidra til betre forståing av kva som skal til for å sikre at innkjøp oppfyller tryggleiksrelaterte krav og opplyse om kva handlingsrom verksemdene har til å velje ulike løysingar innanfor dei funksjonelle krava i jernbanelovgjevinga.

Rettleiinga er ikkje uttømmande. Verksemdene har eit sjølvstendig ansvar for å kjenne og etterleve jernbanelovgjevinga.

1.2 Omfang

Denne rettleiinga omfattar styring og kontroll med innkjøp som er tryggleiksrelaterte. Leverandøromgrepet i rettleiinga omfattar alle eksterne som bidreg med slike leveransar, anten det er kundar (som til dømes sjølve lastar tømmer eller konteinerar), eigarar som bidreg med administrative system eller meir tradisjonelle leverandørar.

Rettleiinga gjeld for

jernbaneføretak som har lisens og tryggleikssertifikat og infrastrukturforvaltarar som har tryggleiksgodkjenning og dermed kan operere på det nasjonale jernbanenettet
jernbaneverksemder som har løyve til å operere utanfor det nasjonale jernbanenettet (sporveg, tunnelbane, forstadsbane, sidespor, museumsjernbane m.m.)
ECM (entities in charge of maintenance).

I denne rettleiinga er desse einingane kalla verksemder for å gjere det enkelt.

Det er gjort nokre avgrensingar av omfanget. Rettleiinga dekkjer ikkje

eksplisitt innkjøp som er relaterte til sikring, men ho er i stor grad også relevant for dette temaet
eksplisitt informasjonstryggleik
innkjøp av nye komponentar

1.3 Organisering av rettleiinga

Det finst mange ulike typar kunde-leverandør-forhold, til dømes små jernbaneverksemder med store marknadsdominante leverandørar, verksemder som er bundne til å bruke tenester frå eigne eigarar eller søsterselskap, verksemder som kjøper spesialisttenester på område der verksemda sjølv har avgrensa kompetanse, verksemder som kjøper ekstra kapasitet på område der verksemda sjølv har kompetanse og etablerte rutinar, og verksemder som har kundar som sjølve bidreg med tenester.

Det er vanskeleg å gje generiske skildringar som er relevante for alle typar innkjøp. Rettleiinga skildrar utfordringar med innkjøp og kva handlingsrom som finst innanfor krava i jernbanelovgjevinga, basert på erfaringar frå tilsyn. I vedlegg er det gjeve rettleiingar og døme på nokre utvalde spesielle problemstillingar som er knytte til innkjøp. Det dreier seg om innkjøp der det har vist seg at verksemdene finn det krevjande å finne løysingar. Her har vi prøvd å skildre nokre ulike tilnærmingar og moglege løysingar på slike problemstillingar. Det vil derfor vere nyttig å lese rettleiingsteksten og dei respektive vedlegga i samanheng.

1.4 Generelt om innkjøp

Jernbanelovgjevinga krev at verksemda skal sikre at oppgåver som er utførte av leverandørar, blir underlagde tryggleiksstyring. Dette oppnår ein på éin av desse to måtane:

Leverandøren arbeider etter skildringane i styringssystemet til verksemda.
Verksemda har vurdert styringssystemet til leverandøren som tilstrekkeleg.

Kontrakt med leverandøren er eit viktig verkemiddel for å sikre seg rett til å følgje opp at styrings- og tryggleikskrava blir etterlevde i oppgåver som blir utførte av leverandørar.

Dersom oppgåver som er viktige for tryggleiken, blir sette ut til ein leverandør fordi kompetansen ikkje finst internt i verksemda, må verksemda likevel ha tilstrekkeleg innkjøpskompetanse. Det vil seie kompetanse til å kunne stille nødvendige krav til leveransen og til å kontrollere at leveransen er i samsvar med desse krava.

2 Sentrale krav

Tryggleikstyring skal utøvast i alle oppgåver som inngår i trafikkverksemd eller infrastrukturforvaltning. Det gjeld anten oppgåvene blir utøvde i eigen regi eller av leverandørar. Verksemdene skal ha same grad av styring og kontroll på innkjøpte tenester som på eigne. Kravet til tryggleiksstyring gjeld med andre ord uansett om tenestene blir utførte av verksemda sjølv eller leverandørane hennar.

Vedlegg 1 gjev ei nærare oversikt over krava til styringa av oppgåver som er utførte av leverandørar.

Risikostyring er eit element av tryggleiksstyring. I neste punkt er det opplyst korleis ei risikobasert tilnærming kan gje støtte til å tilpasse leverandørstyringa til eit tenleg og tilstrekkeleg nivå.

3 Risikobasert tilnærming

Jernbanelovgjevinga set krav til risikostyring, inkludert krav til gjennomføring av risikovurderingar. Ein naturleg start på eit nytt innkjøp av ei teneste eller eit produkt vil vere å fastleggje om leveransen har tryggleiksrelaterte konsekvensar.

Dersom han har tryggleiksrelaterte konsekvensar, må verksemda bruke ein tenleg metode for å vurdere kor stor risikoen som er knytt til leveransen, er.

Sentrale spørsmål i vurderinga kan vere følgjande:

Kva vil dei tryggleiksrelaterte konsekvensane vere dersom leveransen har feil, manglar eller ikkje blir levert i tide?
Kort stort er sannsynet for ei svikt i leveransen?
Finst det tilgjengelege data/statistikkar/kundeerfaringar om bruken av produktet/tenesta som gjev grunnlag for å fastsetje sannsynet for og omfanget av moglege manglar?

Dersom ein oppnår ei tilstrekkeleg solid risikofastsetjing, må ein deretter vurdere om risikoen er akseptabel, eller om ein må setje i verk tiltak for sikre seg betre kontroll.

4 Kontraktsutforming

4.1 Generelt om erfaringar med kontraktar

Verksemdene brukar i stor grad kontraktar for å oppfylle krava til tryggleiksstyring av oppgåver som er utførte av leverandørar, i jernbanelovgjevinga. Tilfredsstillande styring er derfor avhengig av at kontrakten er tilfredsstillande utforma. Erfaringar frå tilsyn viser at kontraktar ikkje alltid er dekkjande, klare og tenlege. Dei gjev dermed ikkje grunnlag for tilfredsstillande styring av leverte tenester/produkt. I vedlegg 3 er det lista opp fleire nyttige erfaringar med utforming av kontraktar.

Gjennom tilsyna våre har vi sett døme på at ueinigheit mellom innkjøpar og leverandør kan vere krevjande å handtere fordi utforminga av kontraktane opnar for ulike tolkingar av føresegnene i kontrakten. I desse tilsyna inneheldt ikkje kontraktane eintydige og tenlege krav for å kunne avgjere om leveransane hadde manglar ut frå behova til innkjøparen. Krava var ofte ikkje utforma som tydelege plikter for leverandøren og var ikkje tilstrekkeleg detaljerte ut frå behova til verksemda.

Korleis skal ein så sikre seg tilfredsstillande utforming av kontraktar? Nedanfor er nokre viktige moment skildra, og i vedlegg 3 og 4 er det gjeve ytterlegare rettleiing.

4.2 Organisering av arbeidet med kontraktar

I tilsyna våre har vi sett at organisering av arbeidet med kontraktar er ein viktig faktor.

I større verksemder er innkjøpsansvaret gjerne organisert i ei kommersiell eining i verksemda. Dei som har teknisk og tryggleiksrelatert kompetanse og ansvar, blir erfaringsmessig involverte for lite og for seint i innkjøpsprosessen og utforminga av kontraktar. Det same gjeld dei som skal bruke den leverte tenesta, og dei som får ansvaret for oppfølginga av kontrakten. Dette gjeld også ved endringar eller fornying av kontraktar.

4.3 Kontraktkompetanse

Dersom ein manglar tilstrekkeleg kompetanse på kontraktsrett kan det vere nødvendig å sikre seg bistand, særleg ved viktige og sentrale kontraktar, eller eventuelt for utvalde sentrale føresegner.

Vi har sett at mange baserer seg på tidlegare erfaringar og personlege relasjonar og unnlèt å førebu seg på eventuelle uføresette konfliktar. Basert på resultat frå tilsyna våre ser vi at det vil vere særleg viktig å sørgje for å ta inn eigne krav og konkretisering av relevante forskriftskrav i kontrakten, inkludert at verksemda har rett til innsikt i korleis krava blir oppfylte kontraktsfeste tenlege sanksjonsmidlar, inkludert krav om retting av feil som blir avdekte.

4.4 Bruk av standardkontraktar og sjekklister

Vi ser at mange leverandørar presenterer sine eigne standardiserte kontraktvilkår. Verksemdene viser ofte til at store marknadsdominante leverandørar er lite villige til å tilpasse kontraktane etter ønska frå oppdragsgjevaren.

Korleis stiller ein seg til standardkontraktar frå leverandøren og leverandørar som er lite villige til å endre dei?

Det er naturleg å starte med å gå gjennom forslaget til kontrakt og vurdere om det dekkjer eigne krav og behov for kontroll. Undersøk om det finst interne ressursar med kontraktrettskompetanse, og bruk dei eventuelt. Eiga sjekkliste for innhald i kontraktar og eigne standardkontraktar kan gje den nødvendige oversikta over eigne behov.

Vedlegg 4 inneheld ei sjekkliste med spørsmål som det erfaringsmessig kan vere nyttig å stille i innkjøpsprosessen.

Eigne sjekklister og standardkontraktar er ei påminning om viktige forhold ved inngåing av kontraktar. I tillegg gjev dei innkjøparen ei moglegheit til å kome i forkant av leverandøren ved å presentere standardkontrakten sin først og ha høve til å leggje premissane for forhandlingane. Det er også viktig å hugse på å oppdatere sjekklister og standardkontraktar med nye lov- og forskriftskrav, interne føresegner og ved identifisering av andre nye behov. Dessutan er det viktig å utforme kontrakten konkret etter typen leverandør og partsforholdet. Det inneber at det kan vere nødvendig med tilpassingar av innhaldet i standardkontrakten til det konkrete kontraktsforholdet.

Dersom leverandøren ikkje godtek standardkontrakten til verksemda, kan ein ofte ta inn nødvendige tilleggsføresegner i vedlegg til standardkontrakten til leverandøren. Det kan vere lettare å bli einige om eit vedlegg til kontrakten enn endring i sjølve standardkontrakten. Ved behov for anna regulering av forhold som er dekte i sjølve standardkontrakten, må ein som regel endre sjølve standardkontrakten. Det vil ofte vere nødvendig både for å oppnå klar nok regulering av forholdet og på grunn av forrangsføresegner i standardkontrakten.

Dersom ein ikkje får gjennomslag for eigne behov, må ein undersøkje om det finst alternative leverandørar. Andre alternativ er å undersøkje om det er mogleg å få gjennomslag ved støtte som mellom anna har tilstrekkeleg kontraktrettskompetanse og forhandlingskraft, eller om ein til dømes kan sikre seg nødvendig kontroll gjennom eigen mottakskontroll (jf. vedlegg 2 og døme 1 og 4 i vedlegg 8, som utdjupar dette).

4.5 Utforming av krav og sanksjonsmoglegheiter

Tilsynserfaringar viser at kontraktar ofte ikkje spesifiserer krav tydeleg nok. Døme er krav som «leverandøren skal oppfylle krav frå styresmaktene» eller «skal oppfylle alle relevante krav i jernbanelovgjevinga» eller verksemda «skal etablere tilstrekkelege kompetansekrav». Slike føresegner er normalt ikkje tilstrekkeleg spesifikke for å sikre den leveransen verksemda har behov for. Når slike funksjonelle krav skal brukast som revisjonskriterium, er det ofte vanskeleg å få gjennomslag for behovet for å utbetre mangelfull oppfylling av krava etter jernbanelovgjevinga og eigne føresegner. Med revisjonskriterium meiner vi her dei krava som til dømes skal brukast for å identifisere avvik i leverandørrevisjonar.

I tilsyn har vi sett mange døme på at det manglar tydelege krav til mellom anna å rette påviste avvik og manglar og til at retting skal skje innan ein akseptabel frist. Når kontraktskrava ikkje er tilstrekkeleg detaljerte, ser vi at leverandøren ikkje alltid aksepterer dei avvika verksemda konkluderer med ut frå sine behov, og at avvik ikkje blir retta, eller at det krev unødvendig mykje tid og ressursbruk for å få manglane utbetra.

5 Ulike typar leverandørar og leveransar

5.1 Generelt

Det finst mange ulike typar leverandørar og leveransar og måtar å styre dei på:

Nokre leverandørar følgjer tryggleiksstyringssystemet til verksemda (oppdragsgjevaren).
Andre leverandørar følgjer sitt eige system som verksemda har akseptert som tilstrekkeleg, og som verksemda følgjer opp gjennom revisjonar, informasjonsutveksling og på andre tenlege måtar.
Nokre gonger har verksemda avgrensa moglegheiter til innsikt i styringssystemet til leverandøren eller har avgrensa behov for innsikt i systemet. Verksemda baserer seg i staden på andre sine erfaringar med leverandøren, kombinert med gjennomføring av ein mottakskontroll av passande omfang eller stikkprøvebasert oppfølging når leveransen blir teken i bruk og etterpå.

5.2 Kjøp av operative tenester

Nokre gonger brukar verksemder leverandørar som sjølve har lisens og tryggleikssertifikat (alternativt løyve) til å utføre køyring, skifting eller andre tenester. Erfaring tilseier at ansvarsforholda ikkje alltid er tilstrekkeleg klargjorde i slike tilfelle. Verksemda må sørgje for at involvert personell er medvitne om kva for eit selskap som har operatøransvar for dei ulike aktivitetane.

Vedlegg 5 inneheld ei skildring av bruk av leverandørar av operative tenester, slik som køyring, trafikkstyring, skifting, lasting og føraropplæring.

5.3 Tenester som er leverte av eigarar eller søsterselskap

Mange verksemder er del av eit større konsern og er underlagde konsernreglar eller er pålagde å bruke utvalde administrative system eller tenester. Så lenge det er verksemda som har løyve/tryggleikssertifikat, er det verksemda sjølv som er ansvarleg for at slike leveransar tek hand om tryggleiken på ein forsvarleg måte. I vedlegg 8 er det gjeve døme på handtering av slike forhold.

5.4 Leverandørar med stor marknadsmakt/monopolistar

Nokre gonger kan det vere vanskeleg – særleg for mindre verksemder - å styre leverandørar med stor marknadsmakt, og det kan vere vanskeleg å finne alternative leverandørar. I punkt 4.4 er det skildra nokre moglege tilnærmingsmåtar til standardkontraktar frå leverandøren, i vedlegg 2 har vi skildra nærare nokre moglege tilnærmingar ved avgrensa moglegheiter til innsikt i styringssystemet til leverandøren, og i vedlegg 8 er det gjeve eit par døme på relevante måtar å styre slike leverandørforhold på.

5.5 Andre problemstillingar

I vedlegg 7 har vi skildra nokre moglege tilnærmingar for ulike andre problemstillingar. I vedlegg 8 har vi gjeve konkrete døme på tilnærmingar som erfaringsmessig kan vere hjelpsame i leverandørstyringa.

6 Tilsynsrapportar om leverandørstyring

Tilsynet publiserer alle tilsynsrapportar (med unntak av rapportar som er relaterte til sikring), og jernbaneverksemdene blir oppmoda til å lese dei for å få ytterlegare informasjon, råd og rettleiing. Tilsynsrapport 2015-12 er eit døme på ein tilsynsrapport som handlar om leverandørstyring hos fleire verksemder. Denne inneheld mange nyttige skildringar av utfordringar som er knytte til leverandørstyring.

7 Førespurnader

Tilsynet ønskjer å sikre at aktørane er kjende med det regelverket som gjeld. Tilsynet legg derfor vekt på rettleiing. Vi ber dei som ønskjer utdjupande informasjon eller har kommentarar til rettleiinga, om å kontakte oss.

Vi oppmodar dessutan om å kome med tips om andre emne som de meiner bør vere tema for rettleiing. Tilbakemelding kan du gje på e-post, eller du kan rette førespurnader til

Statens jernbanetilsyn, Postboks 7113 St. Olavs plass, 0130 Oslo

Vedlegg 1 – Sentrale krav til tryggleiksstyring ved innkjøp

For verksemder som opererer på det nasjonale jernbanenettet, er krava regulerte i lisensforskrifta, tryggleiksstyringsforskrifta og overvakingsforskrifta. For verksemder som opererer utanfor det nasjonale jernbanenettet, er krava regulerte i løyveforskrifta, kravforskrifta (for sporveg, tunnelbane, forstadsbane), sidesporforskrifta (for private sidespor og godsbaner) og museumsbaneforskrifta.

Felles for alle verksemder, bortsett frå dei som er omfatta av museumsbaneforskrifta eller sidesporforskrifta, er at:

Tryggleiksstyringssystemet skal omfatte bruk av leverandørar.
- Verksemda skal stille dei same styrings- og tryggleikskrava til aktivitetar som er utførte av leverandørar, som til aktivitetar som er utførte av eiga verksemd.
Tryggleiksstyring skal utøvast på alle nivå i organisasjonen.
- Verksemda skal også sikre at tryggleiksstyring blir utøvd i oppgåver som blir utførte av leverandøren.
Verksemda skal ha kompetansekrav som opplyser om nødvendig minimumskompetanse for utføring av alle oppgåver og funksjonar som er vesentlege for tryggingsarbeidet i verksemda.
- Verksemda skal vidare sørgje for at kompetansekrav for oppgåver som blir utførte av leverandørar, sikrar den kompetansen som verksemda reknar som nødvendig
Dersom oppgåvene som får konsekvensar for tryggleiken, blir utførte av leverandøren, skal verksemda ha nødvendig kompetanse mellom anna til å kunne spesifisere krav til leveransar, følgje opp leverandøren og ta stilling til leveransen.
Eigne tilsette og tilsette hos leverandørar som utfører oppgåver som får konsekvensar for tryggleiken, skal ha tilstrekkeleg kompetanse til å utføre oppgåvene.
Verksemda skal stille krav til at leverandørar har system for å sikre at kompetansen til dei tilsette blir halden oppe når dei skal utføre arbeid som har konsekvensar for tryggleiken.
Verksemdene skal systematisk gjennomføre revisjonar av leverandørar for å vurdere om leverandørar held oppe krav i kontraktar.

Det blir også stilt krav til styring av innkjøp for verksemder som er underlagde sidesporforskrifta og museumsbaneforskrifta. Også her er kravet at personell hos leverandørar som gjennomfører arbeidsoppgåver som kan få konsekvensar for tryggleiken, skal ha nødvendig kompetanse til å gjennomføre arbeidsoppgåvene. Det er også krav om at fordeling av ansvar mellom leverandør og verksemd skal vere forankra, til dømes i ein kontrakt.

Vedlegg 2 – Om avgrensa moglegheiter til innsikt i styringssystemet til leverandøren

Nokre gonger har verksemda avgrensa moglegheiter til innsikt i styringssystemet til leverandøren.

Verksemder kjøper nokre gonger tenester av leverandørar med stor marknadsmakt. Tenestene eller produkta dei leverer, kan vere av ein slik art at det er vanskeleg gjennom ein enkel mottakskontroll å avgjere om produktet eller tenesta har tilfredsstillande tryggleiksmessig kvalitet. Korleis handterer ein dette?

I rettleiinga ovanfor skildrar vi gjennomføring av risikovurderingar for å avgjere kor vesentleg leveransen er. Storleiken av den fastsette risikoen vil avgjere det styrings- og kontrollbehovet som verksemda har med den leverte tenesta. Dersom risikoen er vanskeleg å fastsetje eller det heftar stor uvisse ved fastsetjing av risikoen, vil det innebere at verksemda også må setje i verk tiltak for å sikre seg at han ikkje er uakseptabel.

Avhengig av kor stor risikoen er, kan til dømes desse tiltaka vurderast for å sikre seg kontroll:

Er det mogleg å gjennomføre ein mottakskontroll av det leverte produktet og kan eventuelt mottakskontroll på stikkprøvebasis vere tilstrekkeleg?
Er det høve til å avvise eit produkt som verksemda mistenkjer ikkje har den avtalte kvaliteten?
Vil det vere tilstrekkeleg å følgje med på det leverte produktet etter at det er teke i bruk, gjennom kontinuerleg eller stikkprøvebasert overvaking av utvalde eigenskapar?
Kan ein inngå eit samarbeid med andre verksemder som nyttar same leverte tenester/ produkt for å utveksle erfaringar?
Kan ein sikre seg effektivt innsyn på eit særleg kritisk punkt i produksjonsprosessen hos leverandøren? Vil det i så fall vere mogleg å ta inn ei føresegn i kontrakten for å sikre seg nødvendig innsyn i akkurat dette punktet?

Vedlegg 3 – Kontraktserfaringar

Tilsynet erfarer ofte at kontraktreguleringa ikkje gjev grunnlag for tilfredsstillande styring av leverte tenester/produkt. Her er døme på slike manglar som det erfaringsmessig kan vere nyttig å vere merksam på:

Manglar som er knytte til gyldigheita til kontrakten:

Kontrakten er ikkje signert av begge partar.
Kontrakten er ikkje datert, og/eller det er ikkje opplyst når ho gjeld frå eller til.
Kontrakten er gått ut på dato utan å vere fornya.
Kontrakten plasserer ansvar hos leverandøren som etter jernbanelovgjevinga ikkje kan overlatast til ein leverandør som ikkje har eigen lisens og eige tryggleiksertifikat (alternativt løyve).
Manglar som er knytte til krav i kontrakten:
Kontrakten er ikkje dekkjande eller tilstrekkeleg spesifisert for det arbeidet som skal utførast.
Kontrakten sikrar ikkje at relevante krav til tryggleiksstyring blir dekte av styringssystemet til leverandøren. Alternativt er det ikkje klart spesifisert kva for reglar i tryggleiksstyringssystemet til verksemda leverandøren skal etterleve.
Kontrakten sikrar ikkje rett til å gå gjennom og følgje opp tryggleiksstyringssystemet til leverandøren.
Kontrakten fastset ikkje kompetansekrav til personell som skal nyttast til utføring av oppgåver som har konsekvensar for tryggleiken.
Kontrakten sikrar ikkje at personell er tilgjengeleg i det omfanget eller innanfor dei fristane som er nødvendige.
Kontrakten sikrar ikkje at verksemda blir informert om endringar i relevante føresegner hos leverandøren eller sikrar ikkje verksemda rett til ikkje å akseptere endringar som leverandøren gjer i føresegner eller avtalt personell.
Kontrakten sikrar ikkje nødvendig kontroll over bruk av underleverandørar hos leverandøren.
Kontrakten sikrar ikkje utveksling av tryggleiksrelaterte opplysningar.

Manglar som er knytte til kontroll på val av leverandør og motstridande føresegner:

Kontrakten sikrar ikkje kontroll med om leverandøren har rett til å overføre rettane og pliktene sine etter kontrakten til tredjepart.
Kontrakten inneheld motstridande føresegner, typisk i hovudkontrakt og vedlegg, og krava til verksemda kan setjast til side på grunn av forrangsføresegna i kontrakten.

Vedlegg 4 – Sjekkliste for kontraktsinngåing

Dei følgjande utvalde spørsmåla kan erfaringsmessig vere nyttige å stille ved inngåing av kontrakt

(NB! Lista er ikkje uttømmande):

Har leveransen konsekvensar for tryggleiken?
Kor kritisk er kontrakten tryggleiksmessig? / Kva er risikoen ved feilleveranse?
Er dei interne reglane for kontraktsinngåingar i verksemda følgde?
Har tryggleiksfagleg og jernbanefagleg kompetanse vurdert kontraktsinnhaldet?
Blir det vurdert som nødvendig å nytte juridisk kompetanse på kontraktsrett for kvalitetssikring?
Har dei som er direkte mottakarar/brukarar av leveransen, blitt høyrde?
Kor avhengig er ein av kontrakten, og kor vanskeleg er det å seie han opp? Lang oppseiingstid og sentral kontrakt kan tilseie at det bør gjennomførast ei grundig kvalitetssikring.
Dekkjer kontrakten behovet for tenester og leveranse til den tida verksemda treng leveransen? (Er ein til dømes avhengig av støtte til retting av signalfeil, er det viktig at leverandøren har kompetanse, men også viktig at dei kan støtte innan rimeleg tid.)
Skal leverandøren arbeide etter tryggleiksstyringssystemet/prosedyrane til verksemda? I så fall:
1. Er det spesifisert korleis leverandøren blir sikra tilgang til relevante delar av styringssystemet og eventuelle oppdateringar?
2. Korleis sikrar ein at personellet til leverandøren forstår krav og prosedyrar?
Skal leverandøren arbeide etter eige tryggleiksstyringssystem/prosedyrar? I så fall:
1. Dekkjer systemet prosessen for å skaffe fram leveransen?
2. Er systemet/prosedyrane dekkjande for oppgåva?
3. Er systemet/prosedyrane i samsvar med krav i styringssystemet til verksemda og i samsvar med relevante krav i jernbanelovgjevinga?
4. Korleis sikrar ein kontroll over endringar som leverandøren kan gjere i relevante prosedyrar?
5. Blir risikovurdering sikra ved endringar, og blir det sikra at risikoen er akseptabel?
6. Blir det sikra dokumentstyring?
7. Blir det sikra kontroll med bruk av underleverandørar og eventuelt skifte av underleverandørar?
8. Er det relevant å krevje innsyn i arbeidet til underleverandørar?
9. Kan det oppstå forhold som må rapporterast som jernbanehendingar, og blir det sikra at verksemda rekk å rapportere dei til styresmaktene (SJT og SHT) innan lovfastsette fristar?
Er det fastsett kompetansekrav, eller er kompetansekrava til leverandøren alternativt vurderte som tilfredsstillande?
Er det sikra nødvendig opplæring og vedlikehald av kompetanse?
Korleis blir det sikra nødvendig innsyn i oppgåver som blir gjorde av leverandøren?
Korleis blir det sikra at avdekte feil og manglar blir retta innan akseptable fristar?
Er det behov for dataunderlag frå leverandøren som input til eiga målstyring og/eller risikostyring?
Er det relevant å bruke overvakingsprosessen (jf. overvakingsforskrifta), og skal leverandøren sjølv eller verksemda bruke prosessen?
Korleis blir det sikra utveksling av tryggleiksrelaterte opplysningar?
Kan andre (til dømes eigarar) krevje byte av leverandør eller kontraktsendringar utan påverknad frå verksemda? I så fall er det grunn til å stille spørsmål ved om verksemda har den kontroll som jernbanelovgjevinga krev.
Kan leverandøren overdra rettane og pliktene sine etter kontrakten til tredjepart utan samtykke frå verksemda? I så fall er det grunn til å stille spørsmål ved om verksemda har den kontrollen over leverandørstyringa som jernbanelovgjevinga krev.

Vedlegg 5 – Rettleiing om kjøp av operative tenester

1 Generelt

Av lisensforskrifta og løyveforskrifta går det fram at leiingsorganisasjonen skal ha den kunnskapen og/eller erfaringa som er nødvendig for å utøve sikker og effektiv driftskontroll. Verksemda må ha ein eigen leiingsorganisasjon som har den kompetansen som er nødvendig for å kunne ta hand om dei forpliktingane som følgjer av å ha lisens eller løyve.

Ved innkjøp av operative tenester må ansvarleg personell ha nødvendig kompetanse til sjølv å kunne setje krav til tenestene, vurdere innkjøpa og sørgje for at aktivitetane er underlagde nødvendig overvaking og styring.

Kjøp av operative tenester/innleige av operativt personell er erfaringsmessig krevjande. Personell hos enkelte leverandørar (av til dømes skiftetenester) betener fleire verksemder, gjerne geografisk fjernt frå den næraste lokale leiinga til kjøparen eller verksemda. Det kan vere krevjande for verksemda å formidle tryggleikspolitikken sin, verksemdsspesifikke krav og prosedyrar til dette personellet, og følgje opp at alle relevante føresegner blir forstått og etterlevde.

Verksemda må ta stilling til om det er mogleg for det innleigde personellet faktisk å kunne skilje dei spesifikke reglane til verksemda sjølv frå krav og reglar frå andre oppdragsgjevarar, slik at krava blir etterlevde som bestemt.

Her følgjer ei vurdering av avgrensingar i akseptabel leverandørbruk på ulike område:

2 Køyring

Dersom ei verksemd har lisens og tryggleikssertifikat (alternativt løyve) til å drive transport, er det verksemda sjølv som er ansvarleg for køyringa. Det er derfor ikkje høve til å setje bort køyring til leverandørar, med mindre leverandøren har eigen lisens og eiget tryggleikssertifikat (alternativt løyve).

Sjølv om køyring ikkje kan setjast bort, kan både førar og køyretøy som inngår i transporten, leigast inn. Men køyring/framføring må skje etter reglane til verksemda og under overvaking og beredskapsopplegg frå verksemda. Det er den som har lisens og tryggleikssertifikat (alternativt løyve) til å drive jernbaneverksemd, som har ansvaret for køyringa. Dersom føraren blir leigd inn, må verksemda sertifisere (alternativt autorisere) føraren etter sine eigne reglar.

Det inneber også at det er verksemda som må ha forsikringsdekning for oppdraget og vere den som set saman transporten, utøver driftsoperativ kontroll, registrerer uønskte hendingar som oppstår i transporten, m.m.

3 Trafikkstyring

Dersom ei verksemd har tryggleiksgodkjenning/løyve til å drive trafikkstyring, er det verksemda sjølv som er ansvarleg for trafikkstyringa. Det er derfor ikkje høve til å setje bort trafikkstyringa. Trafikkstyrarar kan leigast inn, men heile trafikkstyringa kan ikkje kjøpast. Det er den som har tryggleiksgodkjenninga/løyvet, som skal ha ansvaret for trafikkstyringa. Krava er å finne i jernbanelova, lisensforskrifta og løyveforskrifta. På same måten som for køyring må trafikkstyringa skje etter reglane til verksemda og under overvaking og beredskapsopplegg frå verksemda.

4 Skifting

Prinsippa som gjeld for køyring, gjeld også for skifting. Skiftetenester kan ikkje kjøpast inn med mindre den som leverer tenesta, har eigen lisens og eige tryggleikssertifikat (alternativt løyve) som omfattar tenesta.

Verksemda kan leige inn skiftepersonell som opererer under prosedyrar og styring frå verksemda.

Nokre skiftarar utfører tenester for fleire ulike selskap; for enkelte av desse verksemdene blir tenestene utførte ganske sporadisk. Erfaring viser at skiftarar i desse tilfella ofte har vanskeleg for å skilje mellom reglane til dei ulike oppdragsgjevarane.

Verksemda må forsikre seg om at skiftarar har tilstrekkeleg opplæring i dei rutinane verksemda har fastsett, inkludert at dei oppfattar kva for rapporteringsvegar, ansvarsforhold og beredskapsopplegg som gjeld når dei utfører tenester for verksemda.

5 Lasting

Lasting blir ofte utført av leverandørar. I mange tilfelle er kundane til verksemda også leverandørar av lastetenester. Det er viktig å vere klar over at det er verksemda sjølv som har ansvar for at tilfredsstillande lasteføresegner er etablerte, forstått og etterlevde, slik at både opplasting og transport av lasta er tryggleiksmessig forsvarleg. Det er føresett at verksemda utøver nødvendig styring og kontroll av den lasteverksemda som blir levert. Sjå også døme i vedlegg 8.

6 Utferding av sertifikat for førarar

Førarar av trekkraftkøyretøy som opererer på jernbanenettet, skal sertifiserast. Kravet til sertifisering gjeld ikkje førarar som berre fører skjene-/vegmaskin på eit anleggsområde eller ei strekning som er disponert for arbeid. Kravet gjeld heller ikkje førarar som berre fører køyretøy for jernbanevedlikehald på anleggsområde.

Det er verksemda sjølv som ferdar ut sertifikat for førarane verksemda nyttar. Dette er regulert av førarforskrifta. Det inneber at det er verksemda som er ansvarleg for at underlaget for utferding av sertifikatet er tilfredsstillande, at opplæring skjer etter forskriftskrav, og at krava etter kommisjonsvedtak 2011/765/EU til verksemder som fungerer som opplæringssenter, blir følgde.

Ved utferding av sertifikat skal ein ta omsyn til kompetanse som kvar enkelt førar allereie har. Verksemda må sjølv vurdere om det er behov for ytterlegare opplæring og/eller prøver for å få sertifikat, anten for individuelle førarar eller for grupper av førarar.

Førarar av køyretøy på sporveg, tunnelbane og forstadsbane skal autoriserast etter kravforskrifta. Det er verksemda som autoriserer førarane sine.

7 Opplæring av operativt personell

Opplæring av operativt personell (som ombordpersonell, skiftarar, opplastarar, vedlikehaldspersonell eller trafikkstyrarar) kan setjast bort til leverandørar, men verksemda skal sjølv fastsetje eller ha teke stilling til at dei krava som skal oppfyllast gjennom opplæringa, blir oppfylte. Verksemda må også sikre at innleigde lærarar/rettleiarar/instruktørar oppfyller tilfredsstillande kompetansekrav.

8 Innleige av operativt personell

Operativt personell, slik som ombordpersonell, skiftarar, opplastarar, vedlikehaldspersonell eller trafikkstyrarar, kan leigast inn. Det føreset at verksemda har teke stilling til at eigne krav til kompetanse er oppfylte.

Vedlegg 6 – Rettleiing om innkjøp som er knytte til etablering og vedlikehald av tryggleiksstyringssystemet, inkludert støtte til risikovurderingar

Tilsynet har ved fleire tilfelle erfart at verksemder har tryggleiksstyringssystem som ikkje er godt nok tilpassa verksemda. Dersom ei verksemd ønskjer å nytte innleigd kompetanse for å etablere eller halde ved like tryggleiksstyringssystemet sitt, er det svært viktig at verksemda sjølv sørgjer for nødvendig styring, kontroll og eigarskap over det endelege produktet. Det er heilt nødvendig at verksemda involverer seg i utviklingsprosessen for å sikre at tryggleikssystemet blir tilpassa storleiken på verksemda og typen verksemd, og blir tenleg for den daglege drifta.

Det er også nødvendig at verksemda har eit tilstrekkeleg minimum av kompetanse på tryggleiksstyring i eigen organisasjon. Dette inneber mellom anna at verksemda må ha tilstrekkeleg kompetanse til å kunne setje dei overordna rammene for styringssystemet.

Dersom det blir kjøpt inn tenester, må verksemda likevel

ha kunnskap til å spesifisere innkjøpskrava og vurdere leveransen
ha kapasitet til å følgje dei opp
kunne ta i bruk innkjøpte tenester i ei heilskapleg tryggleiksstyring

Dersom verksemda får støtte til å utvikle tryggleiksstyringssystemet, må ansvarleg personell hos verksemda sjølv ta stilling til og godkjenne dei krava, prosedyrane, rapportane eller analysane som blir utvikla. Det vil mellom anna innebere at ansvarleg personell forsikrar seg om at dei enkelte føresegnene passar inn i dei overordna rammene for styringssystemet.

Spisskompetanse, til dømes på spesifikke risikoanalysemetodar, kan kjøpast. Det føreset at ansvarleg personell hos verksemda forstår metodikken (inklusive svake sider og avgrensingar ved han) og kan dra nytte av resultatet.

Vedlegg 7 – Rettleiing om andre typar innkjøp

1 Utføring av korrektivt og preventivt vedlikehald av køyretøy og infrastruktur

Utføring av vedlikehald kan setjast bort til leverandørar, men verksemda

er ansvarleg for at køyretøy eller infrastruktur som blir brukt, er i tryggleiksmessig forsvarleg stand
må sikre at personellet som utfører arbeidet, oppfyller kompetansekrav som jernbaneverksemda har vurdert som tilstrekkelege
må sikre at barrierar er synleggjorde for vedlikehaldspersonell etter prinsippa for jernbaneverksemda og krav som er knytte til barrierar

Sjå døme i vedlegg 8.

2 Innleige av køyretøy

Ved innleige av køyretøy gjeld generelle krav til leverandørstyring, og dette inneber at det er verksemda sjølv som er ansvarleg for at køyretøyet til kvar tid er i tryggleiksmessig forsvarleg stand.

3 Kjøp av spesialiserte tenester for å overvake/kontrollere drifta

Slike tenester omfattar til dømes statistikk-kompetanse, kompetanse på materialeigenskapar eller NDT (Non-Destructive Testing). Også ved innkjøp av denne typen spesialiserte tenester er det nødvendig at ansvarleg personell har tilstrekkeleg kompetanse til å spesifisere innkjøpskrava og forstå bruk og avgrensingar av resultatet.

Dersom ein kjøper slike tenester over lengre tid, kan det vere nødvendig å krevje at leverandøren som utfører oppdraget, har eit styringssystem som dekkjer dei aktuelle leveransane.

Vedlegg 8 Døme på innkjøp

Nedanfor finst det nokre døme på måtar å styre innkjøp på. Det er spesifisert ei grov problemstilling og moglege løysingar for kvart døme. Det finst andre løysingar enn dei som er førte opp. Og dei oppførte løysingsforslaga er ikkje meinte å vere dekkjande, men gjev nokre tips til tilnærmingsmåtar som erfaringsmessig kan vere nyttige å vurdere. Generelle tips til utarbeiding av kontraktar (inkludert sjekkliste for utforming av kontraktar), krav om retting av manglar, bruk av sanksjonsmidlar osv. er omtalt ovanfor og ikkje gjenteke i alle døma nedanfor.

1 Kjøp av vedlikehald av køyretøy

Problemstilling:

Ei mindre verksemd med løyve/tryggleikssertifikat til å drive trafikkverksemd utfører sjølv dagleg ettersyn av trekkraftkøyretøya, men kjøper tyngre førebyggjande vedlikehald. Leverandøren er ein velrenommert vedlikehaldsverkstad som også utfører førebyggjande vedlikehald for andre verksemder. Leveransen inneber at leverandøren leverer ferdig vedlikehaldne køyretøy basert på kriteria i vedlikehaldsprogrammet. Leverandøren har operasjonalisert vedlikehaldsprogrammet i eigne vedlikehaldsplanar, prosedyrar for å administrere vedlikehaldet og kompetansekrav i tillegg til krav som er spesifiserte i vedlikehaldsprogrammet. Leverandøren har kvalitetsstyringssystem som er sertifiserte etter ISO-9001.

Mogleg løysing:

Krav i tryggleiksstyringsforskrifta inneber at verksemda må forsikre seg om at vedlikehaldsarbeidet er underlagt tilfredsstillande tryggleiksstyring.

Det er mange måtar å forsikre seg om at vedlikehaldet er tilfredsstillande styrt og utført, på.

Verksemda må etter krav i tryggleiksstyringsforskrifta sikre seg at risiko er kartlagt og handtert. Gjennom dei risikoanalysane som produsenten av køyretøyet har utført, dei eventuelle risikovurderingane til vedlikehaldsleverandøren og verksemda sine eigne risikovurderingar vil verksemda ha kunnskap om dei tryggleiksmessig kritiske forholda og kva for arbeidsprosessar, system og komponentar det er viktig å ha god innsikt i styringa av. Slik innsikt kan ein oppnå på ulike måtar.

Kontroll med tilfredsstillande vedlikehald av nokre typar komponentar/funksjonar kan berre sikrast ved å ha god innsikt i arbeidsutføringa og kompetansen som blir brukt. Vedlikehald av andre typar komponentar/funksjonar kan enklare kontrollerast ved ein mottakskontroll. Verksemda må derfor vurdere korleis dei mest tenleg kan sikre seg nødvendig kontroll over vedlikehaldsleveransane – anten det er gjennom revisjonar, regelmessige oppfølgingsmøte, mottakskontroll, stikkprøvemessige kontrollar av køyretøy som er leverte frå vedlikehald, eller ein kombinasjon av desse verkemidla.

Når tyngre vedlikehald blir utført av leverandørar, er det normalt ikkje mogleg eller tenleg berre å basere seg på mottakskontroll.

Verksemda må då

vurdere om prosedyrane til leverandøren for å administrere og styre vedlikehaldet er tilstrekkelege
forsikre seg om at kompetansekrav og opplæringskrav som er relaterte til vedlikehald, er tilfredsstillande etablerte og etterlevde. Og dei må vurdere styringsmessige reglar som er nødvendige for å utføre vedlikehaldet, som reglar for interne revisjonar, avviksbehandling, gjennomføring av risikovurderingar ved endringar i systemet som påverkar vedlikehaldet, komponentstyring, lagerstyring og underleverandørbruk.
sikre seg rett til nødvendig innsyn i oppgåveutføringa og leiinga av vedlikehaldet, til dømes gjennom revisjonar, RAMS-møte, oppfølgingsmøte o.l.
vurdere kor mykje vekt dei kan leggje på ISO-9001-sertifiseringa til leverandøren. Dei må forsikre seg om at sertifikatet er gyldig, og at omfanget dekkjer vedlikehald av trekkraftkøyretøy. Det bør også sjekkast at sertifikatet er ferda ut under ei akkreditert ordning. Ei ISO-sertifisering inneber ikkje fritak frå å følgje opp kvalitetsstyringssystemet til leverandøren. Det gjer likevel at ein kan redusere omfanget av eiga oppfølging, primært av dei styringsmessige og administrative funksjonane hos leverandøren.
eventuelt kartleggje eventuelle tilgjengelege erfaringar andre kundar har med leverandøren for å finne ut om det er område som det ikkje er behov for å følgje opp så tett som det som elles hadde vore naturleg.

Dersom verksemda i målstyringa si er avhengig av data frå vedlikehaldet, må dette spesifiserast i kontrakten. Det gjeld til dømes om dei har eit mål om færre avdekte vedlikehaldsfeil som med stort sannsyn kunne ført til avsporing.

Det kan tenkjast at vedlikehaldsleverandøren får inn køyretøy der det blir oppdaga tryggleiksmessige forhold som skulle vore avdekte og utbetra i førre vedlikehaldsrunde. I tillegg kan det vere andre feil der det berre er tilfeldigheiter som gjer at det ikkje har skjedd ei jernbanehending, til dømes ei aksling som er utsett for stor påkjenning og er like ved å bryte saman. Det må derfor sikrast at leverandøren handterer slike forhold i eit avviksbehandlingssystem. Dersom forholdet er å rekne som ei jernbanehending eller alvorleg jernbanehending, må det sikrast at det blir rapportert til verksemda innan fristar som gjev verksemda høve til å vidarerapportere til SJT (og eventuelt SHT) innan fristane i rapporteringsforskrifta.

2 Eigarbedrifta set krav til innordning under konsernreglar og leverer administrative tenester

Problemstilling:

Ei verksemd som driv trafikkverksemd er del av eit større konsern og er underlagd nokre felles styringskrav frå konsernet, mellom anna knytt til innkjøp og forvaltning av eit felles dokumentstyringssystem. Det er verksemda som har sertifikat/løyve til å drive jernbaneverksemd. Det er derfor dei som skal ha kontroll over alle oppgåver, som påverkar tryggleiken, inkludert innkjøp og styring av føresegner i tryggleiksstyringssystemet. Verksemda skal ikkje kunne overstyrast av ei konsernleiing når det gjeld styring av forhold som har konsekvensar for tryggleiken.

Mogleg løysing:

Verksemda startar med å gjere ei vurdering av korleis leveransane påverkar tryggleiken. Ho konkluderer med at nokre av dei overordna styringsrammene til konsernet ikkje påverkar tryggleiken. Enkelte prosedyrar som inngår i dokumentstyringa vil derimot kunne påverke tryggleiken. Det er viktig at rett versjon av desse prosedyrane blir formidla til brukarane. Verksemda konkluderer med at dei har behov for å sikre seg rett til innsyn i korleis dokumentstyringssystemet tek hand om behova for korrekt versjonskontroll og distribusjon og moglegheit til å få utbetra eventuelle svakheiter. Dei konkluderer vidare med at dei må sikre seg rett til informasjon om endringar i dokumentasjonssystemet og rett til å etablere egne løysingar for kontroll med og distribusjon av dokumentasjon som har konsekvensar for tryggleiken, dersom endringane ikkje dekkjer behova til verksemda.

Dei ser også at dei har behov for kontroll med innkjøp av tenester som kan påverke tryggleiken. Dei vil derfor sikre seg rett til nødvendig involvering i innkjøpsprosessen og høve til ikkje å akseptere innkjøp som ikkje dekkjer tryggleiksrelaterte forhold.

Verksemda må sørgje for at behova for kontroll med til dømes dokumentstyring og innkjøp som nemnt ovanfor, er nedfelt i kontrakt med relevant eining i konsernet, i interne instruksar eller prosedyrar som ikkje einsidig kan endrast av morselskapet eller utan samtykke frå verksemda.

3 Søsterselskap er leverandør av sporvedlikehald

Problemstilling:

Verksemda er del av eit konsern og er underlagd nokre felles styringskrav. Eit søsterselskap utfører vedlikehald av sporet, og verksemda må etter avgjerd frå konsernet bruke dette selskapet til sporvedlikehald. Verksemda har sjølv sett krav til sporgeometri og vedlikehaldsintervall, men søsterselskapet følgjer eigne prosedyrar for kontroll med sporet, vedlikehald av sporet og oppfølging av feil. Og dei har etablert eigne krav til kompetanse og opplæring. Verksemda er usikker på korleis ho kan tilfredsstille føresegnene i kravforskrifta om styring av leverte tenester innanfor dei gjevne rammene.

Mogleg løysing:

Så lenge det er verksemda som har løyve til å drifte infrastrukturen, er søsterselskapet å rekne som alle andre leverandørar, og verksemda må sikre seg nødvendig kontroll over tenestene.

Det inneber mellom anna at dei må

gjennomføre ei risikovurdering (eventuelt ta i bruk / oppdatere ei relevant risikovurdering som finst) av kva sporvedlikehaldet har å seie for tryggleiken i tråd med føresegnene om risikovurderingar i kravforskrifta. Ein del av dette er å identifisere kva forhold som inneber stor risiko, og som er nødvendige å prioritere oppfølginga av.
vurdere om prosedyrane og systema for kontroll og vedlikehald av sporet hos leverandøren er tilstrekkelege for å sikre akseptabel risiko, eller om det er nødvendig med utbetring av prosedyrane (det same gjeld kompetansekrav og opplæringskrav relatert til vedlikehald)
vurdere dei styringsreglane til leverandøren som er nødvendige for å utføre sporvedlikehaldet, og særleg dei styringsreglane som verkar inn på dei viktigaste risikoforholda. Det kan dreie seg om reglar for interne revisjonar eller annan nødvendig kontroll med vedlikehaldsarbeidet, gjennomføring av risikovurderingar ved endringar i systemet som påverkar sporvedlikehaldet, prosedyrar for lagerstyring og prosedyrar for oppfølging av underleverandørar.
sikre seg rett til nødvendig innsyn i oppgåveutføringa og leiinga av sporvedlikehaldet, til dømes gjennom revisjonar, oppfølgingsmøte o.l. Dersom konsernet gjennomfører revisjonar av styringssystemet til søsterselskapet, kan verksemda dra nytte av dette: I den grad dei finn revisjonane relevante, kan dei redusere si eiga oppfølging av leverandøren. Det kan hende personell frå verksemda har hyppig kontakt og dialog med søsterselskapet/leverandøren, men informasjonsutveksling og oppfølging kan ikkje berre baserast på uformell dialog. Det er viktig å sikre nødvendig formalisme og systematikk i oppfølginga av viktige tryggleiksrelaterte forhold.

4 Revisjon av komponentar

Problemstilling:

Verksemda kjøper overhaling av styreventilar av ein stor internasjonal leverandør. Dei får presentert ein standardkontrakt frå leverandøren. Kontrakten spesifiserer tekniske krav på tilfredsstillande vis, men verksemda klarer ikkje å få gjennomslag for krav om å gjennomføre leverandørrevisjonar av produksjonsprosessen og heller ikkje for krav om å godkjenne produksjonsprosedyrar eller kompetansekrava til leverandøren. Dei finn ingen annan relevant leverandør.

Mogleg løysing:

Verksemda har avgrensa teknisk spisskompetanse på styreventilar og leiger inn støtte til å delta i ein risikoanalyse. Risikoanalysen viser at konsekvensen av feilleveransar gjev potensial for ei stor ulykke. Dei undersøkjer tilgjengeleg statistikk frå køyretøy som brukar same typar bremseventilar som blir overhalte hos same leverandør. Dei undersøkjer erfaringar frå andre verksemder som har erfaring med same leverandør, og vurderer sannsynet for feilleveransar som lite og risikoen til å vere stor, men akseptabel. Det blir vurdert om det kan gjennomførast mottakskontroll og eventuelt testing av komponenten før han blir teken i bruk. Dei bestemmer seg for å gjere hyppigare funksjonstestar av styreventilar i ein periode til dei får nok erfaringsmateriale til å konkludere med at feilraten er akseptabel og risikoen blir vurdert som liten.

5 Kjøp av støtte til risikoanalyse

Problemstilling:

Verksemda manglar kapasitet og har avgrensa kompetanse i gjennomføring av risikovurderingar. Ho manglar gode og tenlege reglar for risikovurderingar og kapasitet til å oppdatere risikovurderingar og halde ved like eit relevant risikobilete.

Mogleg løysing:

Verksemda bestemmer seg for å kjøpe tenester frå ein konsulent. Ho får ein standardkontrakt frå konsulenten som ein går gjennom. Ein finn nokre manglar ut frå krav i kravforskrifta. Mellom anna er det ikkje opplyst om krav til kompetanse og opplæring. Verksemda vurderer det slik at det er særleg viktig at tenesta blir utført av personell med god kompetanse, for å sikre seg at risikovurderingane som utarbeidde blir tilfredsstillande. Dei har tidlegare erfaring frå innkjøp av same type teneste. Tenestene blei då utførte av nyutdanna personell utan relevant erfaring, og leveransen blei ikkje godt nok tilpassa verksemda. Dei krev derfor at kontrakten skal supplerast med krav om kompetanse på aktuelle risikoanalysemetodar og tilstrekkeleg kompetanse på dei tekniske og driftsmessige problemstillingane som er særleg relevante for verksemda. Dei krev også innsyn i korleis konsulenten sikrar at grunnkompetansen til personellet er halden ved like og blir oppdatert.

6 Kunden utfører sjølv lasting

Problemstilling:

Verksemda transporterer tømmer på det nasjonale nettet og er underlagd tryggleiksstyringsforskrifta. Verksemda fraktar tømmer frå terminal der kunden sjølv lastar tømmeret direkte frå bil.

Verksemda har i tidlegare kontraktar sikra seg at det er etablert krav til kompetanse for og opplæring av personellet som lastar opp. Instruktørane i verksemda har jamleg halde kurs for sjåførane som lastar frå bil, og dei har etablert eit e-læringskurs som sjåførane må gå gjennom. Tiltaka har hatt ein effekt, men likevel er det framleis for dårleg erfaring med opplastingsarbeidet. Dei skal no inngå kontrakt med ein ny kunde.

Mogleg løysing:

Verksemda gjennomfører ei risikovurdering. Statistikken viser at det er sjeldan tømmer fell av på grunn av dårleg lasting, men moglege konsekvensar er likevel så store at risikoen overskrid risikoakseptkriteria til verksemda. Risikoreduserande tiltak må derfor setjast i verk. Dei går gjennom standardkontraktane sine og finn nokre manglar i lys av tidlegare erfaringar.

Verksemda gjer vidare ein grundig årsaksanalyse av avvika dei har erfart tidlegare, og identifiserer nokre årsaker og moglege tiltak:

Årsaka til enkelte tidlegare avvik blir vurdert å vere at nye sjåførar trer inn utan at dei har fått opplæring. I den nye kontrakten er det derfor krav til at kunden må etablere eit system eller reglar for å sikre at alle sjåførar som lastar, har gått gjennom opplæring. I kontakten blir det også sett krav til at verksemda kan gjennomføre stikkprøver på systemet hos kunden.
Ei anna årsak blir vurdert å vere tidspress både hos sjåførar og i avgangskontrollen. Konsekvensen av å forseinke togavgangen er så stor at terskelen for å halde att eit tog som er feillasta, er stor, særleg dersom feillastinga er marginal. Eit tiltak vil derfor vere å formidle til dei som utfører avgangskontroll, at dei har full støtte frå leiinga til å halde att feillasta tog.
Analysen viser vidare at tidlegare kontraktar ikkje har innehalde tenlege og tilstrekkelege sanksjonsmoglegheiter. I den nye kontrakten blir derfor kriteria for kva som er å rekne som feillasting, tydeleggjorde, og sanksjonane ved brot blir skjerpa.