Krav til sikkerhetsstyringssystem

Sikkerhetsstyringssystemet skal tilpasses virksomhetens omfang og kompleksitet.

Når dere har skrevet ned rutinene dere har etablert for å drive sikkert, har dere laget et sikkerhetsstyringssystem. For å få og beholde driftstillatelsen er det krav til innholdet i rutinene. Sikkerhetsstyringssystemet skal tilpasses virksomhetens omfang og kompleksitet. Det er god praksis å gjøre det så enkelt og oversiktlig som mulig. Da kan de ansatte lett sette seg inn i hva som gjelder for akkurat deres virksomhet.

Vi krever ikke at sikkerhetsstyringssystemet er et eget dokument. Bak det gjerne inn i andre systemer virksomheten har, for eksempel internkontrollen. Det viktige er at systemet inneholder rutinene og beskrivelsene som må til for å oppfylle kravet i forskriften.

De overordnede kravene følger av tivoliforskriften § 2-11. Noen av punktene i § 2-11 er i tillegg utdypet nærmere i andre paragrafer i samme forskrift.

Kilder til innhold til rutinene kan være:

standarden for deres type innretning (den må dere kjøpe hos Norsk Standard). Denne har ofte en omtale av hva som er vanlige kontrollpunkter, vedlikeholdsintervaller, driftsrutiner og typiske risikoer ved bruk av denne typen innretning
manual eller annen dokumentasjon fra leverandøren av innretningen
informasjon fra andre som har en lignende innretning eller fra en bransjeforening på området
informasjon i rapporter fra et uavhengig kontrollorgan

For dere som allerede har et internkontrollsystem, i tråd med internkontrollforskriften, kan dere bruke dette systemet og supplere med dokumentene som kreves for å få driftstillatelse.

Nedenfor oppsummerer vi hva vi ønsker å se i dokumenter som sendes oss i forbindelse med søknad om driftstillatelse eller tilsyn.

Ansvar og myndighet

Tivoliforskriften § 2-11 a) hvem som har myndighet til å fatte beslutninger av betydning for sikkerheten

Dere må beskrive hvem som har ansvar for og myndighet til å ta beslutninger som har med sikkerheten å gjøre, som å stenge eller gjenåpne en innretning.

Har dere et organisasjonskart og stillingsbeskrivelser for ansatte, der ansvar og myndighet er beskrevet? Da holder det å sende inn dette.

Hvis innretningen skal leies ut, må vi også få beskrevet hvilket ansvar og hvilken myndighet leietakere har.

Avvikssystem

Tivoliforskriften § 2-11 b) systemet for avvikshåndtering

Dere må skrive ned hver gang det skjer noe uventet i driften som har med sikkerhet å gjøre. Avvikene må brukes til å lære og forbedre sikkerheten. Avvik er ikke bare ulykkene og nesten-ulykkene. Det er også alle de små hendelsene og situasjonene som kunne ha ført til en farlig situasjon, enten på sikt eller under andre forhold.

Dere må beskrive rutinene dere har for å fange opp avvik, hvor og hvordan de skal skrives ned og når og hvordan dere skal vurdere behov for tiltak og endringer som følge av avvikene dere har oppdaget. Dere må beskrive hva slags registreringssystem dere bruker og hvem som har ansvar for hva.

Slik behandler dere avvik.

I tillegg stiller vi krav om at noen av avvikene skal rapporteres til oss. Da kalles avvikene uønskede hendelser. Uønskede hendelser deles i tre kategorier: ulykke, alvorlig hendelse og hendelse.

Les mer om kravene til rapportering av uønskede hendelser i fornøyelsesinnretning.

Her er det eksempler på hva som skal rapporteres og ikke, og hvilke tidsfrister som gjelder.

I dokumentasjonen som lastes opp i søknaden må dere beskrive hvordan dere skal sørge for at rapporteringen til oss blir gjort innenfor tidsfristene som gjelder.

Risikovurdering

Tivoliforskriften § 2-11 c) hvordan jevnlige risikovurderinger og de tilhørende handlingsplanene skal gjennomføres

I søknadsskjemaet må dere laste opp minst to dokumenter:

Den gjeldende risikovurderingen for innretningen dere søker for.
Rutinene deres for å holde risikovurderingen oppdatert.

Risikovurderingen for innretningen må ha med

farene som er identifisert for selve innretningen og for driften av den
hvilke tiltak dere planlegger for å redusere risikoene for hver av farene

Hvis dere henter informasjon om farer og risiko fra leverandørens manual eller fra standarden for innretningen, må dere vise at dere har tilpasset vurderingene og tiltakene til akkurat deres innretning og driftsplaner.

Rutinen deres må inneholde informasjon om:

hvem som har ansvaret for å gjøre risikovurderinger, og hvem som deltar
hvilken anerkjent metode dere bruker for å gjøre risikovurderinger
hvor ofte og ved hvilke hendelser dere vil oppdatere risikovurderingene
hvordan dere bruker listen over avvik dere har hatt i risikovurderingene

Vi forventer at risikovurderingene oppdateres regelmessig (for eksempel årlig) og som følge av (visse) uønskede hendelser.

Det finnes flere anerkjente metoder for risikovurdering. Se også Arbeidstilsynets veileder om risikovurdering.

Kontroll og vedlikehold / instrukser for sikker drift

Tivoliforskriften § 2-11 d)

i. sikker drift av fornøyelsesinnretningen, ii. kontroll av fornøyelsesinnretningen,
iii. vedlikehold av fornøyelsesinnretningen

Dette handler om selve innretningen, og kontroller og vedlikehold av den.

Den daglige kontrollen er den som gjøres før start og mens innretningen er i bruk. Hvordan fører dere logg over at kontrollen er utført? En beskrivelse av hvordan kontrollen skal gjøres og hvordan den skal dokumenteres, er en instruks for kontroll av innretningen.

Dere må også beskrive hvordan dere gjøre større kontroller av innretningen utenom driften. Det samme gjelder vedlikehold av innretningen. Manualen eller annen dokumentasjon fra leverandøren av innretningen er et godt utgangspunkt. Dersom dere ikke har denne dokumentasjonen fra leverandøren, må dere selv vurdere behovet for kontroll og vedlikehold.

I tillegg til egne kontroller må et uavhengig inspeksjonsorgan gjøre en teknisk kontroll én gang i året. Denne årlige uavhengige inspeksjonen er et absolutt krav for å kunne beholde driftstillatelsen. Dere må ha rutiner som sørger for at dere husker på å få denne kontrollen gjort. Ha også gjerne en beskrivelse av hva den skal inneholde. Da vet dere at dere vil sitte igjen med det som trengs.

Les mer om kravene til årlig bruk av uavhengig inspeksjonsorgan/kravene til den årlige tekniske kontrollen.

Rutinene dere må legge ved søknaden kan være instrukser, prosedyrer og sjekklister.

Hvis innretningen skal leies ut, må dere beskrive hvordan dere vil gi opplæring til leietakere i det som er nødvendig av montering, demontering og drift.

Ansattes kompetanse

Tivoliforskriften § 2-11 e) kompetanse- og opplæringskrav for driftspersonellet, inkludert krav til førstehjelps- og redningskompetanse

Ansatte i virksomhet som driver en fornøyelsesinnretning må ha riktig kompetanse for at driften av innretningen skal være sikker. De skal kunne fange opp og avverge eller håndtere uventede og farlige situasjoner. De skal også fange opp og beskrive avvik i vanlig drift. I tillegg vil det ofte være viktig for ansatte å kunne kommunisere godt med gjester og andre ansatte.

Det betyr at dere må stille krav til kompetanse for alle stillinger og oppgaver med betydning for sikkerheten. Med kompetanse mener vi kunnskaper, ferdigheter, erfaring og personlige egenskaper. Dere må beskrive hva dere krever av forkunnskaper for å kunne få jobb hos dere, hva dere selv skal lære dem opp i og hva dere eventuelt må hente inn andre for å gi dere opplæring i – som for eksempel førstehjelp.

Dere må sende oss en oversikt over stillingene dere har, hvor det går frem hvilke krav dere stiller og hvordan dere sørger for riktig opplæring av de ansatte. Det må også fremgå hvordan dere vurderer om en ansatt har god nok kompetanse.

Hvis innretningen skal leies ut, må dere også beskrive kravet til kompetanse hos – eller opplæring av – leietakerne.

Vi forventer at rutinene stiller krav til at driftspersonell er minst 18 år. For enkle innretninger kan kravet til alder være 16 år.

Et eksempel på et minimumskrav dere stiller kan være at den ansatte har gjennomført førstehjelpskurs, og at den kunnskapen holdes ved like. For andre innretninger vil kravet kunne være teoretisk og praktisk utdanning, ferdigheter og erfaring, som for eksempel en mekaniker.

Beredskap

Tivoliforskriften § 2-11 f) beredskapsplaner for nødsituasjoner og andre situasjoner som kan true sikkerheten

Selv med kompetente ansatte og gode rutiner for kontroller og vedlikehold, kan det skje ulykker eller oppstå situasjoner som krever rask håndtering for å unngå at noen blir skadet eller for å begrense skadene.

Dere må skrive ned hvordan dere sikrer at dere er forberedt. I risikovurderingene vil dere finne utgangspunktet for de mest sannsynlige situasjonene som kan oppstå, og som dere må kunne håndtere.

For innretninger der passasjerene kommer høyt, for eksempel klatreparker, zipliner, pariserhjul, høye berg-og-dal-baner, enkelte vannrutsjebaner og bungee-trampoliner, kan det være nødvendig med redning. Da må dere ha en beredskap for dette. Den skal beskrive hvordan dere skal gjennomføre redning, hvordan og hvor ofte dere skal trene på det og dokumentasjon på gjennomførte øvelser.

Hvis innretningen skal leies ut, må beredskapsplanen inneholde bestemmelsene som er nødvendige ved utleie. Vi forventer at eieren av driftstillatelsen sørger for at nødvendig utstyr alltid er tilgjengelig.

I dokumentene må følgende være beskrevet:

Oversikt og beskrivelse av de nødsituasjoner dere er forberedt på og hvilken håndtering dere planlegger.
Oversikt over hvem av de ansatte som skal delta i en beredskapssituasjon.
En intern varslingsliste med navn på og telefonnummer til alle som skal varsles i en nødsituasjon.
En vurdering av kompetansen ansatte som skal delta i beredskapen må ha, og hvordan opplæringen foregår.
Hvilke planer dere har for å øve på beredskap, og hvordan dere bruker erfaringen fra øvelsene til å forbedre beredskapen.
En oversikt over førstehjelpsutstyr som er tilgjengelig, og informasjon om hvor utstyret oppbevares.
En oversikt over redningsutstyret som er tilgjengelig, når det er relevant.

Tekniske data

Tivoliforskriften § 2-11 g) Dokumentasjon som inneholder oversikt over tekniske data og driftsdata, journaler over reparasjoner, ombygginger, undersøkelser, prøvinger og kontroller, og rapporter fra disse.

Dette kravet gjelder først og fremst det dere gjør etter at dere har fått driftstillatelse og kommet i gang med driften av fornøyelsesinnretningen. I søknaden må dere beskrive planen for hvordan dette skal gjøres.

Alt som har med sikkerheten å gjøre, må dokumenteres. Når vi kommer på tilsyn må dere legge frem logger og rapporter som viser at dere følger rutinene dere har laget i sikkerhetsstyringssystemet.

Alle rutinemessige kontroller og alt vedlikehold må kvitteres ut på en eller annen måte. Sikkerhetsstyringssystemet deres må beskrive hvordan dette skal dokumenteres.

Blir det utført små eller store reparasjoner av innretningen, skal det skrives ned.

Hvis innretningen bygges om, må dere være klar over at endringer skal meldes skriftlig til oss. Vi vil vurdere om endringen krever at dere må søke om ny driftstillatelse.